Prinsip Kunci dalam Ketrampilan Mendelegasikan Tugas dan Cara Mendelegasikan Pekerjaan

Seorang leader atau pemimpin tim dapat menyelesaikan berbagai hal, namun ia harus dibantu oleh banyak orang. Tugas dapat berupa penyelesaian proyek, namun juga bisa berupa penangangan atas kasus-kasus spesifik. Di sinilah tugas teknis seorang pemimpin bermula.

Ia harus mampu mengetahui kemampuan masing-masing anak buahnya, dan juga mesti mampu mendistribusikan tugas sesuai dengan kemampuan masing-masing orang dalam sebuah tim. Oleh karena itu diperlukan kecermatan seorang pemimpin dalam mendistribusikan tugas yang tersedia di hadapannya. Intinya adalah, seorang pemimpin akan membagikan tugas, dan tugas itu mestilah dibagikan dengan cara yang efektif.

Kembali ke fungsi komunikasi dan analisis yang telah disebut sebelumnya. Penting bagi pemimpin untuk mengkomunikasikan ihwal visi dan sasaran-sasaran yang ingin diraihnya. Selanjutnya, penting juga bagi pemimpin untuk melakukan analisis terhadap sumber-sumber daya yang tersedia di hadapannya. Sumber daya yang dimaksud tentu saja sumber daya manusia yang tersedia di organisasinya.

Seorang pemimpin bisa saja menempatkan dirinya sebagai analisan, atau seorang yang bertugas mengenali kemampuan orang per orang dengan baik. Dengan cara seperti itu, ia akan mampu melihat kelemahan sekaligus kekuatan per individu yang bekerja di bawahnya. Dan dengan cara sama pula, ia akan mampu mendistribusikan tugas sesuai dengan beban tertentu yang bisa ditangani oleh masing-masing anak buah.

Inilah salah satu titik berat yang perlu dibicarakan dalam tema pemimpin sebagai task allocator. Ia harus memiliki kemampuan melihat dan menilai dengan baik atas berbagai jenis sumber daya yang tersedia di depannya.

Pada saat bersamaan, seorang pemimpin juga harus mampu membangun komunikasi yang baik antara dirinya dan anak buahnya. Dengan kata lain, pemimpin sebagai task allocator bukan sekedar berkaitan dengan istilah teknis, melainkan juga dengan kepekaan untuk melihat kondisi yang sedang berjalan di sekitarnya.

Secara konseptual, alur pekerjaan seorang pemimpin dalam kaitannya dengan task allocator dapat dijabarkan dengan cara demikian: pemimpin x (tugas+anggota tim) = hasil.

Pemimpin dan Fungsinya untuk Menunjuk (Delegatif)
Sebagai seorang task allocator, pemimpin berhadapan dengan kewajiban untuk mendistribusikan pekerjaan/tugas kepada bawahannya, di mana tugas tertentu disesuaikan dengan kemampuan masing-masing anggota/orang dalam sebuah tim. Jadi di sini, ada sebuah proses pendelegasian tugas, di mana pemimpin memilih orang yang sesuai untuk mengerjakan tugas tertentu. Fungsi delegatif, dengan demikian, adalah fungsi untuk menunjuk. Seorang pemimpin harus menunjuk orang-orang tertentu untuk menangani tugas dengan kesulitan tertentu. Namun di balik soal konseptual semacam ini, ada hal lain yang perlu diperhatikan, yakni bagaimana menunjuk orang yang tepat untuk diserahi tugas tertentu. Walau terkesan mudah untuk diucapkan, namun orang hendaknya tahu bahwa ini merupakan perkara yang tidak mudah.

Ya, memilih orang untuk mengerjakan tugas tertentu tidaklah semudah kelihatannya. Seorang pemimpin bisa menunjuk seseorang untuk mengerjakan tugas tertentu, dan inilah fungsi delegatif. Meskipun begitu, ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum memilih orang-orang tertentu ntuk diserahi tugas tertentu.

Pendelegasian tugas kepada orang tertentu dalam satu tim harus dilakukan oleh seorang pemimpin, berdasarkan analisis tertentu yang dilakukan dengan cara mengukur kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang ada. Ini tentu saja salah satu faktor yang menunjang kesuksesan pendelegasian. Pendelegasian tugas dari seorang pemimpin ke anak buahnya merupakan pekerjaan yang menuntut tingkat analisis sang pemimpin. Karenanya, ada beberapa hal yang perlu dilakukan seorang pemimpin sebelum ia memilih seseorang untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu.

1) Pertama-tama adalah: pelimpahan wewenang kepada orang lain untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas khusus memerlukan kemampuan pemimpin untuk menelaah tugas-tugas yang telah diberikan. Dengan kata lain, pemimpin perlu memeriksa tugas-tugas yang masuk, menyortirnya sedemikian rupa, dan mengevaluasinya berdasarkan pertimbangan tertentu.

2) Kedua, setelah menerima tugas dan memeriksanya, sekarang adalah saatnya untuk memeriksa kebutuhan-kebutuhan tertentu. Artinya, apakah tugas itu bisa dikerjakan, dan apakah tugas tersebut sesuai dengan bidang yang bisa ditangani oleh sebuah tim yang dipimpinnya.

3) Selanjutnya adalah memeriksa daftar orang-orang yang berada di bawah pimpinannya. Seorang pimpinan yang sanggup bekerja secara efisien pasti memiliki daftar evaluasi orang-orang yang dipimpinnya dalam satu tim. Oleh karena itu ia perlu memeriksa daftar tersebut dan mulai membuat proyeksi (siapa yang sanggup mengerjakan tugas A, misalnya).

4) Setelah membuat proyeksi. Ini adalah saat untuk membagi tugas sesuai dengan proyeksi yang telah dirancang. Ingat bahwa seorang pemimpin harus memastikan bahwa semua tugas dikerjakan secara berkelompok. Individualitas yang besar hanya akan menghambat kemajuan.

Menjalankan fungsi delegatif, atau menunjuk orang-orang untuk mengerjakan tugas tertentu adalah bagian dari fungsi seorang pemimpin sebagai task allocator. Langkah-langkah di atas pada intinya dimaksudkan sebagai detail di mana seorang pemimpin (barangkali anda) bisa mengikutinya.

Mengapa Pendelegasian menjadi Penting
Sebelumnya kita telah membahas tentang fungsi pemimpun sebagai pembagi tugas. Tugas pemimpin sebagai task allocator tentu saja bukanlah perkara sepele, karena terkait dengan bagaimana ia akan membagi tugas dengan tepat dan sesuai dengan kemampuan orang per orang yang bergabung bersama tim. Juga telah disebutkan sebelumnya bahwa fungsi task allocator memiliki sebutan lain, yakni tugas delegatif.

Pemimpin tidak bisa seenaknya membagi tugas tanpa ia tahu kemampuan anak buahnya. Dan ini merupakan satu kunci penting, yang terkait dengan kesadaran serta kemampuan pemimpin untuk menilai kemampuan anak buahnya. Pendelegasian tugas tertentu, dengan demikian, bisa dipandang sebagai proses terorganisir, yang terkait dengan kerangka kerja organisasi di mana ada banyak orang yang terlibat dalam proses pembuatan keputusan dan pengerjaan tugas-tugas tertentu.

Karena itu bisa dipahami bahwa tindak pendelegasian adalah soal mempercayakan tugas yang jelas dan pasti kepada para anak buah. Pemimpin punya hak dan kewenangan untuk mendistribusikan tugas, sementara anak buah memiliki kewajiban dan tanggung jawab terhadap tugasnya.

Dalam setiap tugas juga terdapat deskripsi atau penjabaran mengenai apa saja yang harus dilakukan seorang anak buah, terkait dengan tugas tertentu. Inilah pokok-pokok utama dari konsep seperti tugas yang didelegasikan oleh seorang pemimpin kepada anak buahnya. Mengapa pendelegasian tugas menjadi penting bagi seorang pemimpin? Setidaknya ada beberapa alasan yang mendasarinya, termasuk:

1) Karena dalam sebuah organisasi, hubungan antar manusia menjadi penting. Pemimpin hanya bisa sukses jika bekerja sama dengan orang lain. Dan kerja sama bisa dilakukan melalui pendelegasian tugas.

2) Dengan konsep seperti pendelegasian tugas, sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik. Pemimpin lah yang bertanggung jawab mengawasi proses pendelegasian tersebut, sampai tugas tertentu diselesaikan dengan baik.

3) Mempererat harmoni di dalam organisasi tertentu. Pendelegasian tugas pada intinya adalah cara untuk mengukur tingkat keharmonisan antara pemimpin dan anak buahnya. Tugas tentu saja tidak bisa didistribusikan dengan baik apabila pemimpin tidak mengetahui dengan pasti kemampuan dan potensi anak buahnya.

Lalu, apa saja yang didelegasikan. Umumnya sebuah organisasi di mana ada pemimpin berdedikasi terhadap organisasinya, pendelegasian bisa mencakup: tugas-tugas yang rutin dan berulang, tugas-tugas yang dapat mengembangkan pengetahuan dan kemampuan karyawan, dan/atau tugas-tugas yang sesuai dengan bidang yang dia minati atau dia kuasai.

Dalam sebuah organisasi yang tersturktur, tugas pasti juga telah tersturktur dengan baik. Oleh karena itu di sinilah pemimpin menjalankan fungsinya sebagai pengatur tugas dan pembagi tugas, supaya para anak buah bisa bertanggung jawab dan mengembangkan kemampuannya.

Yang juga penting untuk dipahami adalah pendelegasian tidak bisa ditransfer, antara satu tugas dan tugas yang lain tidak boleh tumpang tindih. Jika tidak, sturktur organisasi akan ikut melemah.

Pendelegasian dari Sisi Anak Buah
Bicara tentang pendelegasian, kita telah menghabiskan banyak waktu untuk membahas sisi teknis maupun peran pemimpin dalam hal tersebut. Sekarang saatnya untuk berbicara dari sisi anak buah. Seperti telah kita lihat di atas, pemimpin merupakan sentral dalam setiap pengambilan keputusan terkait dengan perannya sebagai task allocator.

Meski demikian, tugas anak buah tidak kalah beratnya sebab merekalah yang bekerja di lapangan. Oleh sebab itu, anak buah memiliki tanggung jawab untuk mengerjakan tugas yang dibebankan kepada mereka dengan sebaik-baiknya. Dengan melaksanakan tanggung jawab sebaik-baiknya, seorang anak buah sudah berkontribusi banyak terhadap organisasinya. Tentu saja kita tahu bahwa tugas pun adalah sarana untuk berkembang, sehingga anak buah tidak perlu mengeluh terhadap tugas-tugas yang ada di hadapannya, sebab mereka yang terkumpul itu merupakan satu sarana kesempatan untuk berkembang.

Karena itu seorang pemimpin dituntut untuk membuka saluran komunikasi selebar-lebarnya kepada anak buah, tujuannya supaya ia tahu kemampuan orang-orang yang dipimpinnya. Sangatlah tidak masuk akal jika pemimpin memilih untuk tidak mendelegasikan tugas karena alasan-alasan tertentu seperti tidak tahu atau tidak mempercayai kemampuan anak buah. Dalam banyak hal, anak buah akan berkembang jika pemimpin mau mengasih mereka kesempatan. Oleh karena itu, kesempatan-kesempatan yang diberikan oleh pemimpin melalui tugas-tugas tertentu haruslah dimanfaatkan dengan baik oleh anak buah, karena di sanalah terdapat kesempatan-kesempatan untuk berkembang dengan baik.

Setelah berbicara sedikit tentang fungsi pendelegasian tugas bagi anak buah, sekarang saatnya berbicara tentang siapa yang pantas didelegasikan. Artinya, pemimpin perlu mengetahui siapa yang pantas menerima tugas tertentu, di mana orang yang akan diserahi tanggung jawab mampu mengemban amanat dengan baik. Setidaknya ada tiga kriteria yang bisa digunakan:

1) Orang/anggota tim yang memiliki kemampuan bagus dan rela mengambil tanggung jawab untuk melaksanakan tugas tertentu. Di sini pemimpin harus tahu siapa yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas yang akan dibebankan kepada masing-masing individu.

2) Orang/anggota tim yang ingin berkembang dengan cara mempelajari tugas-tugas tertentu. Tidaklah sulit mencari tahu siapa di antara anak buah anda yang memang punya keinginan untuk belajar. Sekali lagi, kepekaan seorang pemimpin dalam menilai kemampuan anak buah menjadi penting.

3) Orang/anggota tim yang selalu bersikap antusias, dalam artian mereka yang mau dan mampu membuat pekerjaan menjadi lebih menantang dan lebih menarik. Di sini pemimpin dituntut untuk melakukan seleksi berdasarkan kemampuan per individu yang terlibat di dalam sebuah tim. Anak buah yang antusias selalu lebih baik dibandingkan mereka yang cenderung pasif.

Memilih orang/anak buah untuk melakukan tugas tertentu tidaklah sulit. Yang perlu dilakukan seorang pemimpin adalah bersikap bijak dan pandai memilih orang yang tepat untuk diserahi tanggung jawab terkait dengan tugas tertentu.

Langkah-langkah Pendelegasian Secara Efektif
Sekarang saatnya berbicara tentang bagaimana cara mendelegasikan tugas secara efektif. Sebagaimana yang telah anda lihat, semua pembahasan sebelumnya pada intinya berkaitan dengan bagaimana seorang pemimpin memaksimalkan potensi sumber daya manusia yang berada di sekitarnya.

Jika efektivitas komunikasi merupakan hal yang penting, maka kemampuan pemimpin untuk memilih orang yang tepat menjadi sebuah kunci yang akan ikut mensukseskan pendelegasian.

Meskipun begitu, kita di sini baru berbicara mengenai tataran konsep, belum menggapai sesuatu yang lebih praktikal, misalnya, bagaimana seorang pemimpin menerapkan langkah-langkah guna menjadikan pendelegasian menjadi sebuah hal yang efektif dan tepat. Karena itu, bagian ini akan banyak berbicara tentang langkah-langkah macam apa yang perlu diterapkan supaya pendelegasian menjadi sesuatu yang lebih efektif dan berguna, tidak hanya untuk perkembangan anak buah melainkan juga untuk perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Sebelum berbicara tentang langkah-langkah yang pasti, ada baiknya kita kembali menengok kepada konsep pendelegasian itu sendiri. Pada dasarnya, ini adalah tentang bagaimana seorang pemimpin bertindak secara efisien dalam peran dan fungsinya sebagai task allocator.

Fungsi sebagai task allocator berkaitan dengan serangkaian tugas rutin maupun tugas khusus yang pasti muncul dalam sebuah organisasi yang memiliki struktur khas. Karena ini adalah soal hubungan antar orang-orang dalam satu atau beberapa tim, pemimpinlah yang bertugas membagi tugas sesuai dengan kemampuan orang per orang. Dengan kata lain, pemimpin harus membuka mata terhadap serangkaian sumber daya manusia yang tersedia di hadapannya. Berdasarkan konsep semacam ini, kita sekarang bisa membuka mata terhadap bagaimana mewujudkan pendelegasian tugas secara efektif.

Ada beberapa langkah pendelegasian yang bisa diterapkan, yang mencakup:

1) Memperjelas penugasan. Ini merupakan inti di mana tugas-tugas yang ada diseleksi dan kemudian didistribusikan dengan tepat.

2) Menentukan rentang penugasan karyawan. Ini adalah soal bagaimana seorang pemimpin menentukan rentang tugas yang intinya adalah menyesuaikan tugas tertentu berdasarkan kemampuan individu.

3) Membolehkan karyawan untuk berpartisipasi. Ini adalah soal bagaimana seorang pemimpin memberikan kesempatan bagi anak buahnya untuk berkembang dan belajar sesuatu dari tugas yang diberikan kepada mereka.

4) Memberitahukan kepada yang lain tentang pendelegasian tersebut. Pengumuman menjadi sebuah hal penting. Pemimpin mesti mengumumkan dengan jelas kepada koleganya tentang siapa mendapat tugas apa, dan kemampuan anak buah dalam menyelesaikan tugas tersebut.

5) Mengawasi hasilnya. Hasil adalah sebuah hal yang harus diawasi. Begitu juga dengan pengawasan terhadap pengerjaan tugas. Ini adalah sebuah hal yang harus dikerjakan oleh pemimpin.

Penerapan langkah-langkah yang efektif, yang terkait dengan pendelegasian tugas akan membantu anak buah untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif. Karena itu, anda sebagai seorang pemimpin harus memperjelas tanggung jawab yang akan anda bebankan kepada masing-masing anak buah yang berada di bawah komando anda.

Bagaimana Memperjelas Penugasan
Di atas kita telah melihat sejumlah langkah efektif terkait dengan pendelegasian tugas. Kita tentu sudah paham bahwa semua yang tertulisa di atas adalah soal teknis, tentang bagaimana seseorang bisa mendelegasikan tugasnya dengan baik dan dengan cara seefektif mungkin.

Kelima poin di atas harus dirinci lagi ke dalam beberapa poin, dan kita akan mulai dari yang pertama, yakni memperjelas penugasan. Sebelum berbicara lebih jauh tentang poin pertama ini, sebaiknya kita lebih dulu berbicara tentang ihwal tugas dalam sebuah organisasi.

Pada umumnya, tugas dalam sebuah organisasi meliputi beberapa rancangan rencana yang kemudian diimplementasikan ke dalam aksi tertentu. Dalam sebuah organisasi yang memiliki struktur hakiki, tugas menjadi bagian darinya. Aliran tugas umumnya berkaitan dengan visi dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi.

Tentu kita sudah tahu bahwa baik visi maupun sasaran-sasaran yang ingin dicapai adalah sebuah kerangka yang dipikirkan dan dimaknai oleh pemimpin. Nah, pada titik inilah tugas merupakan sarana untuk mewujudkan visi dan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tugas, di saat bersamaan, bisa berbentuk apa saja, baik hal-hal yang rutin semisal penyusuan laporan keuangan harian pada sebuah bank, atau hal-hal yang spesifik seperti pengerjaan proyek tahunan. Dengan cakupan tugas yang bisa meluas, seorang pemimpin harus tahu apa yang dibutuhkan untuk mensukseskan sebuah tugas tertentu. Artinya ia harus mampu menyeleksi tugas yang ada kemudian mendistribusikannya kepada orang yang tepat.

Langkah pertama soal pendelegasian tugas adalah memperjelas penugasan. Seorang pemimpin merancang tugas atau menerima tugas dari manajemen, yang kemudian akan didistribusikan kepada orang per orang yang tergabung dalam sebuah tim. Memperjelas penugasan berarti terkait tugas pemimpin untuk mencari orang yang tepat, yang punya kemampuan lebih untuk berkembang dan menyelesaikan tugas dengan baik.

Karenanya pemimpin mesti paham terhadap aspek tugas yang dibebankan kepadanya oleh manajemen. Alokasi penugasan biasanya terkait dengan kebutuhan organisasi – yang mungkin saja tidak sejalan dengan kebijakan di lapangan. Meskipun begitu, semuanya masih bisa dikerjakan dengan cara seefektif mungkin, dengan catatan pemimpin memang tahu kapasitasnya dan kapasitas para anak buah yang berada di bawah komandonya.

Jadi, memperjelas penugasan terkait dengan kebijakan organisasi merupakan tugas seorang pemimpin.

Memperjelas penugasan berarti adalah tanggung jawab seorang pemimpin untuk memberikan informasi sejelas-jelasnya yang terkait dengan tugas apa yang didelegasikan, hasil yang diharapkan muncul, dan jangka waktu pengerjaan yang memungkinkan, dan kinerja macam apa yang anda harapkan untuk muncul. Dalam kerangka pengertian semacam itu, kejelasan atas kategori penugasan yang dibebankan kepada anak buah mempermudah mereka melaksanakan segala sesuatunya dengan cara seefektif dan sepresisi mungkin. Pemimpin harus menjelaskan tugas yang ada dengan cara sebaik mungkin.

Menentukan Rentang Penugasan Karyawan
Penugasan karyawan merupakan sebuah hal yang umumnya dilakukan oleh seorang pemimpin dalam sebuah organisasi.

Dalam sebuah organisasi dengan struktur yang jelas, penugasan menjadi sesuatu yang berhubungan langsung dengan visi dan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi. Organisasi menyusun tugas berdasarkan kebutuhan dan maksud tertentu yang digariskan oleh visi dan sasaran-sasaran.

Dan seorang pemimpin adalah orang yang bertugas mendistribusikan tugas yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Pendistribusian tugas adalah soal bagaimana seorang pemimpin menerapkan cara-cara efektif yang kemudian digunakan untuk membagikan tugas kepada orang-orang yang tepat. Sedangkan karyawan adalah orang yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas yang dibebankan kepadanya. Dalam lingkup semacam itu, seorang pemimpin bertanggung jawab dalam hal membantu perkembangan anak buahnya melalui sesi penugasan tertentu.

Jadi jelas bahwa tugas adalah sarana yang bisa dipakai untuk maju. Dalam lingkup konseptual semacam itu, penting bagi seorang pemimpin untuk menanamkan kesadaran kepada anak buahnya bahwa tugas adalah bukan soal tanggung jawab dalam menyelesaikan apa yang telah diberikan, melainkan juga soal bagaimana mereka bisa berkembang melalui tugas-tugas tertentu.

Dorongan yang diberikan oleh tugas-tugas tertentu – betapapun sulitnya tugas tersebut – bisa membantu karyawan untuk berkembang. Di sinilah terdapat arti penting pendelegasian tugas dari seorang pemimpin kepada karyawan. Meski begitu, hal pertama yang mesti digarisbawahi adalah: pemimpin tidak melimpahkan tanggung jawab begitu saja kepada bawahan, tanpa menjelaskan arti penting tugas yang akan mereka emban.

Selain itu, seorang pemimpin juga mesti menentukan rentang penugasan karyawan, artinya ia harus mampu memilah-milah dan menentukan tugas macam apa yang bisa diemban oleh karyawan. Di sini yang terpenting dari seorang pemimpin adalah kejeliannya dalam melihat potensi dan kemampuan anak buahnya di lapangan. Pembagian/pendelegasian tugas harus berdasarkan amatan di lapangan dan bukan berdasarkan naluri semata. Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh atasan terkait dengan tindakan pendelegasian.

1) Pertama-tama, tindakan pendelegasian harus diterapkan berdasarkan batasan-batasan tertentu yang dibuat oleh pemimpin. Batasan ini bisa berupa ukuran-ukuran tertentu, seperti kemampuan akademis karyawan, kecakapan fisik, maupun komunikasi

2) Kedua, anda sebagai seorang pemimpin harus menentukan apa batasan wewenang yang didapatkan oleh seorang karyawan. Ini menjadi penting terutama dalam hubungannya dengan cakupan informasi mengenai kemampuan karyawan. Dengan kata lain, seorang pemimpin perlu menegaskan batasan sehingga karyawan mengetahui rentang penugasan yang dibebankan kepada mereka.

Menjadi jelas bahwa pendelegasian terkait dengan tugas macam apa yang akan dibebankan kepada karyawan sesuai dengan kemampuan mereka. Batasan wewenang juga harus diciptakan dengan tegas, tujuannya supaya seorang karyawan tahu apa tugasnya dan tahu apa saja yang harus mereka lakukan terkait dengan tanggung jawab mereka sebagai kumpulan individu yang berperan aktif dalam kemajuan organisasi.

Slide1

Slide1