Prinsip dalam Penyusunan KPI dan BSC yang Tepat

KPI atau key performance indicators dapat diartikan sebagai ukuran atau Indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan.

Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI.

Dalam menyusun KPI kita harus sebaiknya menentapkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable). KPI juga sebaiknya harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur. Pada sisi lain, biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor KPI sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah. Continue reading

Nama KPI : Skor Kepuasan Karyawan (Employee Satisfaction Score)

Nama atau Jenis KPI : Skor Kepuasan Karyawan (Employee Satisfaction Score)

Definisi KPI :
Mengukur rata-rata skor kepuasan karyawan.

Satuan pengukuran KPI : Angka
Frekuensi Pengukuran : Tahunan
Tipe KPI : Maximize – makin tinggi angkanya, makin bagus

Formula Perhitungan :
Skor kepuasan ini dilakukan dengan mendistribusikan kuesioner kepada sampel karyawan (misal 20 % dari total jumlah karyawan). Dalam kuesioner ini biasanya ditanyakan sejumlah hal mengenai aspek yang mempengaruhi kepuasan karyawan; misal aspek lingkungan kerja, aspek hubungan antar karyawan, aspek kebijakan karir dan remunerasi, ataupun aspek kebanggan terhadap organisasi/perusahaan.

Dalam setiap pertanyaan itu, terdapat rentang skala jawaban dari 1 – 5, dimana 1 = sangat tidak puas dan 5 = sangat puas. Misal, ada responden yang menjawab 4, ada yang 3, ada juga yang 5 dan 2. Kemudian jawaban dari semua responden ini di-rata-rata (average). Misal hasil rata-rata dari jawaban semua responden : 3,4 atau 4,0 atau 2,5 – tergantung dari tingkat kepuasan rata-rata karyawan di perusahaan yang bersangkutan.

Mengapa KPI ini Relevan dan Layak Dipakai?
Angka rata-rata skor kepuasan karyawan merupakan salah satu indikator penting untuk memprediksi kinerja bisnis. Sebab karyawan yang relatif puas (happy) cenderung akan membawa produktivitas kerja yang tinggi dibanding karyawan yang kurang happy dengan perusahaannya. Pada sisi lain, jawaban dari para responden juga bisa memberi masukan bagi manajemen tentang pada aspek apa yang masih perlu diperbaiki agar bisa makin memenuhi ekspektasi para karyawannya.

Jika Anda ingin mendapatkan katalog KPI lengkap untuk bidang HR, marketing, finance, produksi, dan IT, silakan KLIK DISINI.

Nama KPI : Rata-rata Durasi Rekrutmen Karyawan Baru

Jenis KPI : Rata-rata hari pemenuhan karyawan baru (proses rekrutmen karyawan).

Definisi KPI :
Mengukur rata-rata hari yang dibutuhkan untuk melakukan proses rekrutmen karyawan baru – sejak awal proses (misal sejak adanya request dari user atau sejak posisi lowong/kosong) hingga karyawan baru diterima dan menandatangani kontrak/perjanjian sebagai karyawan.

Satuan pengukuran KPI : hari kalender
Frekuensi Pengukuran : semester/tahunan
Tipe KPI : Minimize – makin rendah angkanya, makin bagus

Formula Perhitungan :
Jumlah hari yang dibutuhkan untuk merekrut setiap karyawan baru, dan kemudian angka itu dirata-rata untuk mendapatkan angka rata-rata hari rekrutmen. Misal : jumlah hari untuk merekrut karyawan A adalah 42 hari kalender; jumlah hari untuk merekrut karyawan B = 32 hari kalender; dan jumlah hari untuk merekrut karyawan C = 16 hari kalender. Jadi rata-rata hari kalender untuk rekrutmen adalah : 42 + 32 + 16 hari dibagi 3 = 30 hari kalender.

Mengapa KPI ini Relevan dan Layak Dipakai?
Angka rata-rata hari rektumen ini penting untuk memastikan bahwa setiap posisi yang lowong/kosong tidak mengalami kekosongan terlalu lama. Target yang relevan bisa berjumlah 30 hari kalender. Artinya dalam waktu 30 hari kalender, semua proses rekrutmen sudah harus selesai, dan karyawan baru telah menandatangani kontrak.

Sebab jika proses rekrutmen terlalu lama, maka hal ini bisa menganggu kinerja bisnis. Apalagi jika perusahaan mau melakukan ekspansi untuk memperluas penetrasi pasar (misal membuka cabang baru), namun proses rekrutmen terlalu lama; maka hal ini akan membuat rencana ekspansi pasar menjadi terhambat.

Jika Anda ingin mendapatkan katalog KPI lengkap untuk bidang HR, marketing, finance, produksi, dan IT, silakan KLIK DISINI.

Judul KPI : Employee Turn Over

Nama KPI : Employee Turn Over

Definisi KPI :
Mengukur jumlah karyawan yang keluar dalam periode tertentu.

Satuan pengukuran KPI : % (persentase)
Frekuensi Pengukuran : Tahunan
Tipe KPI : Minimize – makin rendah angkanya, makin bagus

Formula Perhitungan :
Jumlah karyawan yang keluar dalam periode Januari s/d Desember 2011; kemudian dibandingkan jumlah karyawan pada bulan Januari. Jadi misalnya, jumlah karyawan yang keluar sepanjang periode Januari – Desember 2011 ada 20 orang. Sementara jumlah karyawan pada bulan Januari 2011 adalah 800 karyawan. Jadi angka persentase turn overnya adalah : 20/800 = 0,025 atau kalau di-persentasekan menjadi 2,5 %.

Jika angka turn over Anda sudah diatas 10 % maka itu tergolong sangat tinggi. Pada sisi lain, ada beberapa industri tertentu yang angka turn over-nya cenderung lebih tinggi, dibanding industri lainnya. Misalnya industri retail, angka turn over pegawainya cenderung relatif lebih tinggi dibanding industri lainnya.

Mengapa KPI ini Relevan dan Layak Dipakai?
Angka turn over sebaiknya dikendalikan supaya tidak terlalu tinggi. Mengapa? Sebab jika setiap tahun banyak pegawai yang keluar, maka akan ada biaya yang tinggi untuk melakukan rekrutmen. Selain itu perlu juga ada biaya untuk training, proses adaptasi, dan pengembangan kompetensi para pegawai baru.

Jika Anda ingin mendapatkan katalog KPI lengkap untuk bidang HR, marketing, finance, produksi, dan IT, silakan KLIK DISINI.

Judul KPI : % jumlah manajer yang melakukan kegiatan coaching secara reguler

Jenis KPI : % jumlah manajer yang melakukan kegiatan coaching secara reguler (setiap bulan)

Definisi KPI :
Mengukur jumlah manajer yang telah secara rutin melakukan kegiatan coaching pengembangan kompetens kepada para anak buahnya

Satuan pengukuran KPI : % (persentase)
Frekuensi Pengukuran : Bulanan
Tipe KPI : Maximize – makin tinggi angkanya, makin bagus

Formula Perhitungan :
Jumlah manajer yang telah melakukan kegiatan coaching dibanding jumlah total manajer. Misal : jika ada 10 manajer di dalam sebuah perusahaan; dan yang telah aktif melakukan kegiatan coaching kepada bawahan secara reguler hanya ada 4 manajer; maka persentasenya adalah 40%.

Mengapa KPI ini Relevan dan Layak Dipakai?
KPI ini digunakan untuk mengukur level pembinaan atasan (manajer) kepada para bawahannya. Kegiatan coaching untuk pengembangan kompetensi merupakan salah satu kegiatan yang penting untuk dilakukan. Melalui kegiatan coaching ini diharapkan akan terbangun proses pengembangan kompetensi dan kinerja karyawan secara kontinyu.

Melalui kegiatan coaching, para manajer juga akan memiliki peran dan tanggungjawab dalam proses pengembangan para anak buahnya. Didalamnya akan tercipta dialog, proses penyusunan action plan untuk mengembangkan kompetensi, dan sekaligus kegiatan monitoring serta pemberian umpan balik (feedback) kepada karyawan.

Akan lebih baik jika pihak departemen SDM telah menyiapkan panduan dan tools pendukung untuk membuat proses coaching dapat berjaland dengan lancar.

Jika Anda ingin mendapatkan katalog KPI lengkap untuk bidang HR, marketing, finance, produksi, dan IT, silakan KLIK DISINI.

Nama KPI : Jumlah Biaya Pegawai sebagai Persentase dari Total Biaya

Nama KPI : Jumlah biaya pegawai sebagai persentase dari total biaya

Definisi KPI :
Mengukur perbandingan antara biaya pegawai dibandingan dengan total biaya operasi

Satuan pengukuran KPI : % (persentase)
Frekuensi Pengukuran : Bulanan
Tipe KPI : Minimize – makin rendah angkanya, makin bagus

Formula Perhitungan :
Jumlah biaya pegawai dibagi total biaya. Biaya pegawai mencakup antara lain biaya gaji, biaya kesehatan pegawai, bonus, insentif, biaya fasilitas (car loan, home loan), asuransi, dll. Kemudian biaya pegawai total ini dibandingkan dengan biaya total (biaya operasi total).

Sebagai misal biaya total operasi adalah Rp 10 milyar, sementara biaya total pegawai adalah Rp 2 milyar, sehingga persentasenya adalah 10%. Makin rendah persentase makin baik, artinya ada efisiensi dalam pengendalian biaya pegawai.

Mengapa KPI ini Relevan dan Layak Dipakai?
KPI pengendalian biaya pegawai ini lazim digunakan untuk mengukur efisiensi biaya pegawai. Salah satu komponen biaya pegawai yang cukup besar selain unsur gaji adalah unsur biaya kesehatan. Untuk mengendalikan biaya ini biasanya kemudian digunakan jasa asuransi kesehatan. Supaya biaya kesehatan menjadi lebih terkontrol.

Meski demikian, biaya ini juga sebaiknya jangan terlalu ditekan demi efisiensi. Misal gaji karyawan dibikin tidak kompetitif, atau tidak diberikan bonus dan insentif. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya bisa menurunkan level produktivitas kerja. Dengan demikian aspek KPI biaya pegawai ini sebaiknya dipatok pada angka yang reasonable, misal dengan cara dibandingkan dengan yang dilakukan pada perusahaan sejenis.

Jika Anda ingin mendapatkan katalog KPI lengkap untuk bidang HR, marketing, finance, produksi, dan IT, silakan KLIK DISINI.

Nama KPI : Jumlah Gross Profit per Employee

Nama KPI : Jumlah gross profit per employee.

Definisi KPI :
Mengukur rata-rata profit yang dihasilkan oleh setiap karyawan

Satuan pengukuran KPI : Rupiah
Frekuensi Pengukuran : bulanan (jika perhitungan laba bisa dilakukan bulanan)
Tipe KPI : Maximize – makin tinggi angka maka makin bagus

Formula penghitungan KPI :
Jumlah net profit perusahaan dalam satu tahun dibagi jumlah karyawan. Jumlah karyawan bisa mengambil angka rata-rata jumlah karyawan, atau jumlah karyawan pada akhir tahun. Karyawan disini hanya merujuk pada karyawan tetap.

Sebagai misal : net profit dalam satu tahun adalah Rp 20 milyar, sementara jumlah karyawan ada 100 orang, maka angka revenue per employee = Rp 20 m/100 = Rp 200 juta. Makin tinggi angka-nya berarti makin bagus level produktivitas karyawan di perusahaan tersebut.

Mengapa KPI ini Relevan dan Layak Dipakai?
KPI diatas lazim digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan. Untuk melihat level produktivitas karyawan Anda, maka sebaiknya dilihat angka profit per employee perusahaan lain pada industri yang sejenis, dan kemudian lakukan perbandingan.

Jika Anda ingin mendapatkan katalog KPI lengkap untuk bidang HR, marketing, finance, produksi, dan IT, silakan KLIK DISINI.

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!