Manajemen Projek (Project Management) : Seni Mengelola Projek secara Efektif

Keberhasilan manajemen proyek tergantung pada keseimbangan komponen inti proyek yaitu Ruang Lingkup, Biaya dan Waktu. Hal ini sering disebut sebagai Segitiga Lingkup Proyek atau Segitiga Kualitas Proyek. Ruang Lingkup mengacu kuantitas dan kualitas apa yang perlu disampaikan dalam proyek. Biaya mengacu pada biaya keuangan proyek (materi dan sumber daya) dan waktu mengacu pada jumlah waktu di mana proyek tersebut harus dilakukan.

Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI.

Seorang rekan saya punya perkataan favorit – “Bagus, Murah dan Cepat – pilih masing-masing dua”. Pada dasarnya, ini menunjukkan hubungan antara kekuatan proyek ini. Jika Anda ingin sebuah proyek untuk memberikan kualitas tinggi, cepat, maka akan ada biaya. Jika Anda ingin sebuah proyek untuk dilakukan dengan cepat dan murah, maka ruang lingkup perlu dikompromikan dan jika Anda ingin proyek berkualitas dan murah maka anda akan membutuhkan waktu untuk melakukannya. Dengan mengetahui kunci dari proyek maka Anda dapat membantu dalam membuat keputusan saat waktu krisis datang dan ada sesuatu yang harus dikorbankan.

Dengan berbicara kepada pelanggan anda, maka anda akan dapat menentukan faktor proyek apa yang tidak dapat digantikan dan mana yang fleksible. Sebagai contoh, seorang pelanggan mungkin memiliki tenggang waktu yang tidak dapat ditawar dan dengan kondisi saat ini, maka tidak akan ada jalan untuk memenuhinya. Dengan mengetahui batas waktu adalah kendali utama dari proyek, maka hal ini akan memberikan anda dua buah pilihan, memotong ruang lingkup atau meningkatkan sumber daya .

Berikut ini beberapa tips dalam mengelola ruang lingkup, biaya dan waktu.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Mengelola Ruang Lingkup
Ruang lingkup mengacu pada kualitas dan kuantitas penyerahan proyek khusus untuk suatu proyek tertentu. Ruang lingkup, sayangnya, memiliki kecenderungan untuk meningkat sebagai perkembangan proyek. Hal ini dapat disebabkan oleh sejumlah faktor. Seringkali sebuah kemajuan proyek itu menjadi lebih jelas dan kami menyadari kebutuhan aktual yang bertentangan dengan persyaratan yang kita perlukan berdasarkan perkiraan dari kami. Kadang-kadang orang, baik pelanggan dan pihak vendor, dapat terjebak dalam perangkap ‘apakah tidak akan baik jika ia bisa melakukan …..’.

Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI.

Jadi kita perlu terus-menerus memperhatikan ruang Ruang lingkup dan kita harus mematuhinya. Menambahkan Ruang lingkup berarti peningkatan biaya dalam hal anggaran proyek dan waktu proyek, sehingga manajer proyek perlu mengetahui permasalahan Ruang lingkup

• Pastikan Anda memiliki perjanjuan formal, tertulis, mengenai lingkup proyek – jika cakupan adalah ‘fuzzy’, Anda akan terjebak dalam isu-isu apa yang ada di dalam lingkup dan apa yang di luar dari lingkup. Ini akan membantu jika Anda dapat dengan jelas melihat bahwa barang yang diusulkan adalah variasi dari apa yang ada di dokumen.

• Kenali permasalahan ruang lingkup- kenali spesifikasi anda / perjanjiannya. Kenali variasi dalam dokumen perjanjuan dan garis bawahilah ini sebagai permasalahan proyek.

• Menilai dampak dan menentukan pilihan. Menilai dampak waktu dan biaya dari peningkatan ruang lingkup dan menggunakannya untuk mendapatkan keputusan . Tergantung kepada tingkatan otonomi dari manajer proyek dalam proyek ini, anda dapat mengambil keputusan sesuai keinginan anda sendiri. Atau berikan pilihan kepada pengambil keputusan secara rutin untuk memberikan kesempatan bagi mereka untuk mengambil keputusan yang tepat.

• Memperbaiki rencana – tergantung kepada hasil dari diskusi yang anda inginkan L hilangkan fungsi-fungsi untuk akomodasi, tingkatkan waktu, tingkatkan penggunaan ulang sumberdaya( dan hal-hal yang berhubungan, tingkatkan biaya bahan untuk mengakomodasi. Apapun hasilnya, dokumentasikan ini dan pastikan semua orang paham dengan dampak dari proyek ini. Perbaiki rencana anda yang mencerminkan perubahan-perubahan.

Mengelola Biaya dan Waktu
Berikut ini beberapa tips tentang biaya dan waktu:
• Perhitungan yang cermat – mampu memperkirakan dengan jelas ruang lingkup yang terbaik untuk ke arah sana, tetapi kita semua tahu, bahwa sering kali ini tidak seperti kenyataanya. Harga yang tetap, penawaran di depan, sering kali membuat ini sangat sulit dan kita sering harus bekerja dengan apa yang kita miliki saat itu. Pergunakan pengetahuan anda dan tim anda tentang cara mengetahui berapa lama suatu tugas, dengan mengacu kepada proyek terakhir. Pahamilah bahwa anda mungkin akan meremehkannya, jadi janganlah anda menempatkan segalanya dalam skenario kasus yang terbaik, berikan diri anda ruang untuk untuk bernafas.

• Perencanaan ketidakpastian waktu – harap selalu diingat untuk menggunakan waktu cadangan untuk adanya ketidakpastian. Ketidakpastian ini berdasarkan kepada detail ruang lingkup yang anda kerjakan, pengetahuan anda terhadap organisasi, dan tingkat sumber daya saat ini, ukuran proyek dan faktor-faktor luar yang dapat berdampak terhadap proyek. Ingatlah untuk melakukan ulasan yang cukup dan waktu yang disepakati dan selalu tanamkan dalam pikiran bahwa semakin banyak orang yang membahas dan melakukan persetujuan, maka akan semakin panjang waktu yang dibutuhkan.

Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI.

• Lacak proyek anda – ketahuilah bahwa saat proyek anda berada diluar parameter yang dapat diterima, anda dapat dengan cepat mengambil tindakan. Rencana proyek adalah kunci perencanaan anda, pelacakan, dan piranti untuk mengelola proyek ii dan memastikan bahwa anda secara teratur selalu memperbaharui apa yang terjadi .

Itu semua beberapa tip untuk keberhasilan pengelolaan proyek. Semoga berhasil!

Sumber : Article Base

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!