Tips tentang Manajemen Waktu – Time Management

Jam 8.00 Anda memasuki gedung kantor. Di lobby Anda bertemu beberapa teman kerja. Mengobrol. Di lift Anda bertemu yang lain, teman yang semalam sama-sama berpesta. Mengobrol lagi, untuk nostalgia tentang yang terjadi malam sebelumnya. Setiba di ruang kantor, Anda segera menuang kopi. Sambil minum kopi, Anda berbasa-basi dengan sekretaris Anda tentang liburannya yang akan datang.

Setelah itu semua, akhirnya Anda sampai di meja kerja Anda. Pertama-tama yang Anda lakukan membuka surat-surat. Baru surat kedua, ada telpon. Sejam kemudian salah seorang karyawan datang meminta petunjuk. Sementara itu karyawan dari bagian penjualan menunggu. Begitu selesai melayani dua karyawan, sudah tiba waktunya istirahat minum kopi. Dan Anda sama sekali belum mulai melakukan pekerjaan yang menurut rencana akan Anda lakukan segera setelah tiba di kantor.

Kedengarannya tidak aneh? Kalau memang begitu cara Anda memulai hari kerja, pantaslah kalau banyak pekerjaan tidak terselesaikan tepat waktu. Saat-saat paling kritis adalah saat-saat awal memulai hari kerja. Mengapa? (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Awal hari kerja akan menciptakan suasana ker¬ja yang akan Anda lalui sepanjang hari, karena itu memerlukan konseritrasi yang lebih besar. Sayangnya, tak banyak di antara kita mengetahui, apa’yang dapat segera kita kenakan pada awal hari kerja. Kalaupun tahu, banyak di antara kita ti¬dak mengetahui bagaimana seharusnya saat-saat awal itu kita lalui.

Jika Anda ingin memperbaiki kualitas hari-hari kerja Anda, Anda harus menentukan, apa yang sebenarnya ingin Anda capai. Setelah itu Anda harus mengenali kebiasaan-kebiasaan buruk Anda pada saat-saat awal itu, dan mulailah mengadakan koreksi.

PERISTIWA-PERISTIWA YANG MENGGANGGU.
Marilah kita simak skenario di atas. Mana yang sebaiknya kita perhatikan?
• Sosialisasi. Mengobrol di lobby, di lift, sambil minum kopi. Memang, dalam hidup kita perlu sosialisasi, tetapi kalau itu kita lakukan pada awal hari kerja, dan kita lakukan secara otomatis, besar kemungkinan sosialisasi akan mengganggu pekerjaan yang harus kita tangani.

• Surat-surat. Sekalipun surat-surat itu sudah dipilih oleh sekretaris Anda hanya yang penting yang diletakkan di meja Anda namun besar kemungkinan tidak ada dari surat-surat itu yang bersifat mendesak, kecuali di atas amplop dibubuhi catatan demikian. Sebagian besar hanyalah surat-surat rutin, dan tidak memerlukan perhatian utama dari Anda. Mengawali hari kerja dengan membuka surat-surat merupakan kebiasaan yang tumbuh dari perpaduan rasa ingin tahu yang biasa kita punyai jaman anak-anak dan keinginan untuk memulai hari kerja dengan meakukan yang ringan-ringan lebih dulu.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

• Telpon yang mengganggu. Yang lebih mengganggu rutin Anda adalah pembicaraan telpon, dari atau untuk Anda. Berbicara di telpon sering kita pakai sebagai alasan untuk menghindari tugas berat atau untuk mengisi waktu. (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

• Teman yang mampir. Ini adalah tambahan dari gangguan-gangguan lain yang disebut di atas.

• Istirahat Minum Kopi. Istirahat minum kopi me¬mang tepat sekali untuk orang-orang yang sejak pagi kerja keras. Saat itu juga paling baik untuk so¬sialisasi. Tetapi kalau sejak pagi belum bekerja, tentu sangat tidak pantas kalau memanfaatkan waktu ini untuk bersantai lebih lanjut

Umumnya: pekerja yang paling produktiflah yang dapat menguasai atau menentukan hari ker-janya. Artinya, pekerja yang aktif dan penuh rasa tanggung jawab sudah pasti lebih produktif daripada yang pasif dan hanya menjalankan tugas secara rutin. Karena jenis pekerjaan bervariasi, maka masing-masinglah yang akan menentukan bagaimana akan menyesuaikan dirinya dengan pekerjaannya. Tetapi ada patokan-patokan yang berlaku umum.

PUSATKAN WAKTU ANDA.
• Hindari Sosioltsosi. Tegur sapa secara sopan di lobby atau lift memang baik, tetapi jangan tegur sapa itu berubah menjadi obrolan panjanglebar di awal hari kerja. Pusat perhatian harus ada pada pekerjaan.

• Mulailah dengan rencana. Tugas terakhir sebelum pulang sore hari adalah membuat rencana kerja untuk esqk harinya. Tentu akan ada interupsi-interupsi yang tidak direncanakan, tetapi sifatnya sekali-sekali, bukan tiap hari.

• Jam pertama untuk pekerjaan yang terpenting. Kalau Anda mempunyai pekerjaan yang harus segera diselesaikan, pakailah jam-jam pertama untuk melakukannya. Tugasi sekretaris Anda untuk menangani telpon-telpon yang masuk atau gang-guan-gangguan lain.

• Buatlah peraturan tentang telpon. Sebagian besar di antara kita akan lebih efisien kalau kita men-taati “falsafah telpon”. Misalnya, Anda bisa memesan kepada switchboard jika ada telpon pada awal hari kerja untuk Anda, katakan telpon di ruang Anda tidak diangkat sebelum jam 10.30.

Kebiasaan ini akan membuat teman-teman bisnis Anda lebih menghargai Anda. Selain itu harap ingat, menerima telpon sifatnya lebih pasif daripada menelpon. Artinya, Anda sendiri jangan membuat kebiasaan menelponi orang pada pagi hari Untuk urusan-urusan yang tidak penting.

• Istirahat minum kopi. Manfaatkan waktu ini betul-betul untuk istirahat santai dan mengada-kan sosialisasi dengan teman sekerja. Bekerja terus-menerus sepanjang hari juga tidak baik karena hanya akan counter productive. Serajin-rajinnya orang, tidak akan kuat kalaubekerja terus-meherus tanpa istirahat.

• Akhiri dengan rencana. Pekerja yang produktif selalu membuat rencana untuk esok harinya. Paling tidak dia akan menentukan mana yang akan digarapnya pertama-tama.

Sudah tentu tidak ada resep yang mujarab untuk masing-masing situasi, tergantung jenis manusianya, dan jenis pekerjaannya. Tetapi umum-nya, bagaimana kita memanfaadcan awal hari kerja akan menentukan apakah kita akan puas atau tidak pada akhir hari kerja.
(Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Sumber : Majalah Eksekutif edisi Desember 1989

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!