Materi Presentasi Gratis untuk Bloggers Cara Membuat Struktur Organisasi yang Efektif

Cara Melakukan Rapat secara Efektif

Rapat boleh dikatakan menjadi bagian dari kehidupan manajer. Siapapun yang mencapai kedudukan manajer tahu bahwa memimpin rapat penting bagi pelaksanaan tugas. Sayangnya, karena begitu sering, mungkin memimpin rapat dianggap sebagai suatu beban rutin.

Karena sifatnya yang rutin ini, maka tak jarang pula teknik memimpin rapat kurang diperhatikan; mungkin lantaran seorang manajer sudah menganggap dirinya efektif dalam berhubungan dengan anak buah maupun pihak luar. Dalam pertemuan satu-lawan-satu, boleh jadi itu benar. Tetapi itu bukan pertanda bahwa rapat-rapat yang dipimpinnya itu efektif. Keefektifan dalam memimpin rapat penting karena ini adalah langkah pertama manajer dalam memberi informasi kepada bawahan dan mengkoordinasi langkah-langkahnya. Pengarahan dan pengawasan pun merupakan produk penting dari sebuah rapat.

(Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Persiapan Yang Efektif

Seperti banyak hal lain, maka rapat yang baik menuntut perencanaan yang matang. Lebih dari itu, harus pula ada alasan yang kuat untuk menyelenggarakan rapat itu sendiri. Sebab, pihak-pihak yang diundang umumnya akan bertanya: apakah rapat ini benar-benar perlu?

Yang kurang perlu adalah jenis rapat satu arah, dalam arti atasan mencekoki bawahannya tanpa mengharapkan respons ataupun umpan balik. Kecuali perusahaan dalam keadaan genting, yang menuntut barisan karyawan untuk bergerak ibarat pasukan dalam perang, maka ra¬pat tanpa dialog macam ini hampir selalu kurang optimal efektivitasnya.

Bila rapat itu untuk memecahkan suatu permasalahan, maka ini hal yang bakal dianggap se¬bagai prioritas oleh siapa pun. Jadi perlu diadakan. Bisa pula rapat diselenggarakan untuk menentukan keputusan di tengah sekian alternatif yang ada bagi perusahaan. Atau, justru untuk menghimpun aneka ragam alternatif, maka sua¬tu rapat yang bersifat brainstorming (semua melontarkan gagasan) dirasakan keperluannya. Apa pun, premisnya di sini adalah bahwa rapat merupakan forum bicara yang terbuka. Bila syarat itu tidak dipenuhi sejak awal, maka penyelenggaraannya pun tak bakal berguna banyak.

Bila rapat dirasa perlu diadakan, maka lang¬kah selanjutnya adalah mengundang pihak-pihak yang relevan dengan tujuan rapat. Sekitar dua atau tiga hari sebelum pertemuan, edarkan agenda rapat kepada segenap undangan. Harus tercantum pula waktu yang kira-kira disediakan untuk tiap-tiap item dalam agenda rapat. Ini penting agar mereka tahu persis apa saja yang akan dibahas dan untuk berapa lama. Dengan demikian, persiapan pikiran maupun bahan-bahan bacaan bisa dilakukan, sehingga tak ada alasan untuk hadir dengan tangan (atau kepala) yang kosong.

Ada baiknya dalam edaran itu tercantum daftar hadirin. Secara psikologis ini mempunyai daya tariknya sendiri. Seberapa pentingnya rapat ini dapat diraba dari siapa saja yang bakal hadir. Daftar ini juga bisa memacu persiapan yang lebih baik, terutama bila terlihat bahwa ada “saingan” yang juga bakal hadir dalam rapat.

(Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Sumber : Majalah Eksekutif edisi Maret 1989

Leave a Reply