Memahami Manajemen Ekspor Impor

Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI.

Harga, kualitas, dan pengiriman barang adalah tiga faktor utama yang menentukan lancar tidaknya suatu bisnis. Kualitas merupakan atribut penting dan untuk memperolehnya mungkin diperlukan puluhan tahun pengalaman, karena kualitas tidak hanya ditentukan oleh ketrampilan tenaga kerja, tetapi juga oleh manajemen dan jumlah modal yang ditanamkan.

Harga merupakan faktor yang volatil, mudah berubah. Pemerintah berbagai negara paling banyak memperhatikan soal harga yang sering dianggapnya sebagai satu-satunya kriteria yang akan mempengaruhi performans industri dan ekspor nasional pada umumnya. Tetapi, sebenarnya, faktor yang memerlukan penanganan intensif, dan yang umumnya kurang mendapat perhatian, adalah soal pengiriman.

Alasannya sederhana: sebuah proses produksi saling terkait. Produsen bahan mentah me¬merlukan pemasok mesin-mesin; yang membangun mesin-mesin memerlukan komponen-komponen; pabrik komponen memerlukan ba-han baku. Semua bergantung pada bangunan-bangunan pabrik, dan perusahaan-perusahaan konstruksi nasibnya ada di tangan pensuplai bahan baku dan peralatan.

Kalau ada dari salah satu unit dalam proses produksi itu terlambat mengirimkan barang, berarti rencana kerja unit-unit berikutnya akan terganggu. Kalau keterlambatan itu terjadi berulang-ulang, maka kepercayaan konsumen akan hilang.

Lacurnya, keterlambatan pengiriman bukan hanya menjadi kebiasaan, tetapi bahkan umum diterima, Manajemen pun kemudian bersikap apatis. Akibatnya, industri nasional secara keseluruhan dicap sebagai “unreliable”, tidak bisa diandalkan, sekalipun mungkin ada usaha-usaha secara individual untuk mengatasi problem ini.

Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Kerugian bagi Eksportir
Keterlambatan pengiriman jelas merugikan perusahaan. Bukan saja konsumen kehilangan kepercayaan pada produsen, tetapi biaya pengeluaran oleh perusahaan pun bertambah karena efisiensi kerja seluruh perusahaan menjadi menurun. Ini dialami oleh semua industri, dengan perincian alasan sebagai berikut:

Kerja tidak ekonomis: Kepanikan untuk cepat-cepat menyelesaikan order karena didesak oleh klien biasanya mengganggu rencana produksi dan menyebabkan produsen menggunakan cara kerja yang tidak ekonomis. Biaya bertambah, keuntungan berkurang; kecuali kalau keterlam¬batan tersebut disebabkan oleh klien sendiri.

Kerja yang tidak ekonomis mencakup berbagai aspek produksi, tetapi yang paling nyata adalah tiga aspek berikut ini: 1. Memprioritaskan yang kecil-kecil: Produsen biasanya membeli bahan baku secara borongan. Tetapi untuk mengejar keterlambatan, dia mungkin terpaksa mem¬beli barang yang diperlukan itu dengan harga eceran yang lebih mahal. Pekerjaan yang sedang dikerjakan mungkin harus ditunda penyelesaiannya untuk memprioritaskan order yang mengalami keterlambatan.

Mesin produksi yang sudah distel untuk produksi besar A, harus distel lain. Baru setelah yang diprioritaskan selesai, mesin distel ulang untuk produksi a. Itu semua menyebabkan kerugian waktu, tenaga, dan tentu biaya juga. 2. Surat-menyurat ekstra: Surat-menyurat atau dokumen-dokumen harus cepat-cepat diselesaikan untuk order yang diprioritaskan sehingga mengganggu kelancaran kerja rutin. 3. Lembur: Uang lembur terpaksa disediakan, yang berarti tambahan atas rencana pengeluaran biaya semula.

Tambahan jam-kerja: Pekerjaan yang tertunda berarti pekerjaan yang memakan waktu lebih lama. Jam kerja pun lebih banyak dari yang diperkirakan. Di sejumlah kidustri, keterlambatan itu bisa memakan waktu berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun. Misalnya: pembangunan kapal yang tertunda beberapa bulan atau tahun berarti tambahan jam kerja dan upah untuk buruh yang bekerja di galangan tersebut. Tambahan biaya menggaji buruh adakalanya menyerap seluruh keuntungan yang diperkirakan untuk proyek yang bersangkutan.

Pembelian yang tidak ekonomis: Membeli bahan secara tergesa-gesa jatuhnya bisa mahal ka¬rena pemasok harus bergerak cepat untuk pengadaan barang; ongkos produksi dan transportasi bisa naik.
Rugi karena inflasi: Pada waktu pekerjaan ter¬tunda, semua harga bisa naik, baik harga bahan maupun tenaga; sedangkan jumlah yang dibayarkan oleh pemesan sesuai kontrak tidak ber¬tambah. Produsen dengan demikian harus menutup biaya inflasi dari kantungnya sendiri.

Manajemen rugi waktu: Untuk mengejar ke¬terlambatan, manajemen bisa kalang-kabut. Direktur penjualan sibuk telpon ke sana kemari; repot mengajak makan siang klien yang kecewa. Direktur produksi sibuk mengadakan rapat-rapat untuk mengatur kembali rencana kerja un¬tuk mempercepat proses.

Presiden Direkturnya mungkin terjepit kare¬na harus menjelaskan pada Dewan Komisaris di satu pihak dan klien di lain pihak mengapa sampai terjadi keterlambatan dan apa usahanya un¬tuk mengatasinya.

Kepanikan juga membuat para eksekutif mondar-mandir ke tempat klien mungkin saja klien di luar negeri yang sudah barang tentu merupakan pemborosan waktu maupun biaya.

Biaya Pengiriman Meningkat: Umumnya bia¬ya pengiriman diperkirakan atas dasar ongkos transpor yang paling ekonomis. Untuk memper¬cepat pengiriman, tentu biaya akan bertambah; misalnya, kalau semula akan dipakai kapal laut atau jalan darat, karena keterlambatan kemu¬dian terpaksa dipakai alat pengangkutan udara. Terlambat beberapa hari, atau bahkan beberapa jam, bisa berarti terlambat diangkut kapal atau kendaraan angkutan lainnya. Barang-barang ter¬paksa kembali ke gudang, dan mungkin perlu waktu berhari-hari, atau berminggu-minggu, atau bahkan berbulan-bulan, sampai tiba waktu. angkut berikutnya.

Denda: Dalam kontrak jual-beli biasanya dicantumkan klosule tentang denda. Pesanan dalam jumlah besar oleh lembaga-lembaga pemerintah atau swasta secara rinci menyebutkan kesalahan-kesalahan apa yang bisa dikenai denda. Tetapi umumnya orang tidak sadar bahwa keter¬lambatan pengiriman pun bisa kena denda. Mi¬salnya kalau pesanan perkakas tidak datang tepat pada waktunya misalnya sebelum hari peresmian pembukaan hotel, atau teater, atau bank nama baik lembaga yang bersangkutan akan tercoreng. Denda sebesar apa pun sebenarnya tidak bisa.menebus kerugian nama.

Denda untuk keterlambatan bisa didasarkan pada hitungan Had, minggu, atau bulan, tergantung barang/jasa apa yang dipesan, dan tergantung berapa besar arti barang itu untuk suatu proyek. Keterlambatan pengiriman produk yang kelihatannya tak seberapa dihitung dari waktu bisa menimbulkan kerugian sampai 15% total order.

Ganti Rugi: Apakah klosule tentang denda tercantum atau tidak, pemesan barang dapat meminta ganti rugi pada pemasok karena keterlam¬batan tersebut telah mengganggu kelancaran bisnisnya. Kerugian yang diderita pemesan apakah dia pemilik hotel, perusahaan penerbangan, atau instansi pemerintah dapat menjadi beban berat bagi pemasok yang harus memberikan ganti rugi.

Bunga Atas Modal: Produsen boleh dikatakan akan kehilangan bunga atas modal yang dipunyainya begitu ia memulai pekerjaan yang dikontrakkan kepadanya, karena dia harus membayar upah pekerja dan membeli bahan-bahan. Sebagian dari biaya itu mungkin dibayar oleh klien pada awal suatu proyek. Keterlambatan pengiriman barang akan menunda pembayaran dari klien. Ini akan menghambat cash-flow, dan menambah pusing pihak manajemen.

Kurs Mata Uang Asing: Semakin lama jenjang waktu antara dimulainya kontrak dengan pem¬bayaran setelah barang sampai di tangan peme¬san, semakin besar risiko yang dihadapi oleh produsen atau pemasok, lebih-lebih jika bisnis¬nya menyangkut mata uang asing. Fluktuasi kurs mata uang asing dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan pihak pemasok. Tetapi umumnya pemasok lebih senang kalau tidak ha¬rus mengambil risiko apa pun.

Pembatalan Order: Keterlambatan bisa saja mengakibatkan pembatalan order samasekali, dengan konsekuensi kerugian di pihak pemasok atau produsen. Dia bukan saja kehilangan keuntungan, tetapi juga kehilangan waktu dan mungkin pula uang yang dipakainya sebagai modal. Perusahaan konstruksi, misalnya, tidak dapat menghentikan kegiatan karena keterlambatan pengiriman genting. Dalam hal demikian, dia akan segera mencari pemasok lain yang dengan cepat bisa mengirimkan barang tersebut; bahkan tanpa memberi tahu kepada pemasok pertama tentang pembatalan itu.

Mengganggu Proyek Lain: Kelambanan pro¬ses suatu kontrak dapat mengacau rencana untuk order-order lainnya. Sebagai akibatnya, terjadi keterlambatan yang berantai. Kalau sudah berlarut-larut, sulit diatasi kalau tidak diambil langkah manajemen yang drastis. Dalam situasi “bola salju” semacam itu, bukan manajemen yang menguasai proses pengiriman, tetapi sebaliknya; dan, tentu, klien banyak kecewa.

Goodwill yang Hilang: Mendapatkan proyek tidak mudah, tetapi yang masih lebih sulit adalah mendapatkannya dari klien yang pernah mendapat pelayanan buruk dari kita. Kalau pe¬masok kehilangan kepercayaan klien, diperlukan biaya dan waktu ekstra untuk memperoleh kembali kepercayaan dari klien, dan order-order berikutnya akan lepas dari tangan, padahal sebe-narnya proyek itu tidak sulit dilakukan karena merupakan pengulangan dari yang lalu. Pengulangan order umumnya lebih lancar pengerjaannya, dan lebih kecil biayanya, karena pemborosan di waktu lalu bisa dihindari, dengan demikian keuntungan bisa lebih besar. Tetapi gara-gara keterlambatan, banyak pihak akan dirugikan, termasuk, misalnya, agen-agen penjualan yang tertunda komisinya karena pengiriman barang terlambat. Akibatnya, klien merasa kapok.

Nama Baik Negara Dirugikan: Kebiasaan ter¬lambat mengirimkan barang pesanan dapat me¬rugikan nama baik negara karena pemesan luar negeri dengan mudah akan mengatakan bahwa pelayanan bidang industri kita tidak bisa diandalkan. Reputasi buruk itu bahkan mengenai pula perusahaan-perusahaan yang sebenarnya mempunyai rekor bagus, artinya dapat diandalkan. Reputasi buruk mudah menyebar, dan sering menjadi lebih buruk dari kenyataannya. Kecelakaan kecil bisa berubah menjadi bencana.

Proses Pengiriman Terpadu: Dalam usaha manufaktur, fungsi pengiriman barang biasanya dianggap tidak terlalu penting. Ada anggapan, untuk mempercepat pengiriman barang, dan un¬tuk dapat lebih diandalkan, yang diperlukan adalah menambah tenaga buruh dan mesin-mesin.

Sekarang terbukti, masalah pengiriman mencakup aspek yang jauh lebih luas dari masalah produksi semata-mata. Kontrol di bidang produksi merupakan tahap penting dalam proses pengiriman, Yang harus sangat diperhatikan adalah janji yang diajukan oleh bagian penjualan apakah sesuai dengan kemampuan produksi? Kelambatan pengiriman bahan dan komponen-komponen ke pabrik dapat menghambat proses produksi. Semua ini harus diawasi dengan teliti. Sebab, dari langkah-langkah kecil itulah pada akhirnya reputasi perusahaan dipertaruhkan.

Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill, strategi bisnis dan leadership skills, silakan KLIK DISINI.

Sumber : Majalah Eksekutif Edisi Mei 1989

banner 4

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!