Rapat Dewan Direksi

Rapat dewan direksi secara potensial merupakan peristiwa penting dalam manajemen sebuah perusahaan. Dalam kesempatan seperti ini berkumpul manusia-manusia paling berbakat dan kaya pengalaman yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Sayang sekali kalau tidak bisa dimanfaatkan.

Para direksi lazimnya mempunyai pengetahuan, pengalaman, dan sikap obyektif hal-hal yang sangat diperlukan untuk dapat memberikan kontribusi bagi suksesnya perusahaan. Tori rapat dewan direksi tidak jarang hanya lewat sebagai peristiwa yang lebih sedikit saja nilainya dari suatu peristiwa ritual. Sejumlah rapat direksi tidak produktif karena pihak yang memimpin operasi sehari-hari perusahaan (Chief Executive Officers/CEOs), sadar atau tidak, menjuruskannya ke arah itu. (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang management skill dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Mereka lebih berminat memakai forum itu untuk memperkuat otoritas mereka atas perusahaan ketimbang menyediakan diri untuk mendapatkan pengarahan dari Dewan. Dan kalaupun CEOs menghendaki masukan dari Dewan, seringkali mereka juga gagal memperolehnya. Lewat cara yang sebenarnya bertujuan baik pun, tidak jarang mereka mengecilkan peranan para anggota Dewan, atau menghambat Dewan untuk me-ngerjakan apa yang seharusnya menjadi bagian pekerjaannya.

Dalam buku berjudul Directors & Board, Milton C. Lauenstein mengupas segi-segi kerugian akibat pengabaian peristiwa yang satu ini. “Pertemuan semacam itu cenderung mengikuti analogi boardroom dari hukum Gresham, dimana yang sepele akhirnya mengalahkan hal-hal yang penting,” demikian antara lain ditulis dalam bu¬ku tadi. Disebutkan, kecuali sang ketua Dewan (chairman) mampu merencanakan dan mengarahkan rapat dengan benar-benar efektif, para direksi tidak akan pernah sampai pada isu-isu yang benar-benar kritis.

Kebanyakan pertemuan dewan direksi dilangsungkan antara empat sampai 12 kali dalam setahun. Setiap rapat paling sedikit memakan waktu antara dua sampai empat jam. Bila dewan direksi bertemu delapan kali dalam setahun dan tiap pertemuan mernerlukan rata-rata tiga jam, berarti total pertemuan dalam setahun hanya 24 jam suatu jumlah waktu yang tidak banyak.

Problem-Waktu
Dari waktu yang tidak banyak tadi, sebagian biasanya habis untuk menyelesaikan rutinitas administrasi, seperti menyusun kesepakatan notulen rapat, siaran pers, membahas laporan keuangan, mengkaji hasil usaha, dan hal rutin seperti perubahan skema kesejahteraan pegawai, penentuan dividen,dan puluhan tugas lainnya. Sebagian waktu lagi mungkin akan dipakai untuk keliling meninjau fasilitas perusahaan, atau menyimak presentasi tentang aktivitas dan rencana-rencana pengelolaan yang disampaikan para eksekutif.

Itu belum cukup. Sejumlah Waktu lagi diper¬lukan guna menanggapi peluang dan problem-problem yang tidak diharapkan: akuisisi, penyelewengan, kecelakaan kerja yang serius, terobosan teknis, lepasnya sejumlah besar pelanggan dan daftar ini tak ada habisnya. Berbagai masalah operasional dan pelik-pelik rutinitas administrasi ini dapat menyita seluruh waktu perte¬muan direksi bila ketua Dewan tidak mampu mengarahkan rapat secara ketat. Dan rapat itu mungkin tidak akan pernah memperoleh jawab-an atas pertanyaan-pertanyaan yang paling penting.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Menyiapkan Informasi
Prinsip pertama untuk mengefektifkan rapat Dewan adalah dengan menggunakan kesempat¬an ini untuk mengkomunikasikan fakta-fakta da¬ri laporan tertulis yang telah disampaikan terlebih dulu pada para anggota Dewan sebelumnya. Informasi-informasi yang relevan hendaknya sudah dikirimkan kepada anggota Dewan sekitar seminggu sebelum rapat diadakan. Dalam rapat, pihak manajemen berhak mengasurnsikan bahwa para anggota Dewan telah membaca dan mengerti hal-hal yang sudah disampaikan sebe¬lumnya secara tertulis itu.

Pihak manajemen harus menjaga presentasinya tetap singkat dan langsung pada masalah. Harus pula diperhitungkan waktu yang diperlukan untuk menanggapi beberapa pertanyaan dari para anggota Dewan.

Bila para eksekutif terlalu mendiskusikan hal-hal yang sifatnya operasional, mereka memancing komentar dan pertanyaan di bidang-bidang yang sebenarnya di luar tugas dan tanggung ja-wab Dewan. Untuk pertanyaan-pertanyaan mendetil dari Dewan, jawaban rapat disampai¬kan secara tertulis di luar waktu rapat.

Pikiran Mengembara
Menentukan frekuensi dan lamanya rapat Dewan juga sangat penting dan harus dilakukan hati-hati. Bahkan kalaupun setiap waktu rapat dapat dimanfaatkan dengan baik, tetap sulit menjangkau semua permasalahan penting yang seharusnya menjadi bagian tanggung jawab dari dewan direksi. Dengan rapat yang hanya empat kali dalam setahun, mustahil semua itu dapat tercakup. Sebuah rapat yang berlangsung lebih dari empat jam cenderung menimbulkan sikap jenuh. Para anggota Dewan terserang rasa letih secara mental dan fisik, dan pikiran bisa mengembara ke hal-hal yang tidak relevan.

Salah satu cara yang terbukti cukup berhasil adalah menyelenggarakan rapat tahunan yang membicarakan strategi dan kebijaksanaan perusahaan dengan mengambil waktu satu sampai tiga hari penuh. Pertemuan semacam ini biasanya mengambil tempat di suatu tempat peristirahatan, di mana hadir pula para manajer senior perusahaan. Kesempatan seperti ini memberi kemungkinan pada para anggota Dewan tidak hanya membicarakan secara mendalam hal-hal yang menjadi tanggung jawabnya, tapi juga keleluasaan waktu untuk berbicara dengan para eksekutif yang memegang kendali operasi sehingga lebih lengkap pula pengetahuan mereka mengenai seluk beluk jalannya perusahaan. Para manajer juga akan menanggapi positif adanya kesempatan yang cukup untuk berbicara dengan para anggota Dewan dan mengetahui perspektif Dewan mengenai beberapa permasalahan kunci.

Lewat Komite
Prosedur organisasi lainnya yang bisa membuat rapat direksi menjadi efektif adalah dengan memanfaatkan pembentukan komite-komite Dewan. Satu komite yang beranggotan tiga di¬reksi memerlukan waktu yang lebih sedikit untuk menghasilkan rekomendasi, ketimbang kalau harus dibuat oleh sebuah grup yang lebih besar. Dan proposal yang dibuat lazimnya akan cepat disetujui oleh rapat Dewan secara keseluruhan.

Efektivitas kerja dewan direksi sangat ditentukan oleh bagaimana mereka mengalokasikan waktu pertemuan selama setahun tugas mereka. Telaah bidang-bidang utama yang menjadi tugas dan wewenang Dewan, dan siapkan jadwal induk untuk pertemuan dengan mereka mengenai isu-isu perusahaan selama setahun, atau kalau perlu, untuk periode lebih dari itu. Begitu waktu pertemuan akan tiba, masalah-masalah baru yang mungkin timbul dapat ditambahkan pada agenda.

Dengan berpegang padajadwal induk, Dewan akan memberikan prioritas pada isu-isu yang dinilai paling kritis bagi perusahaan untuk tujuan jangka panjang. Menggunakan jadwal indukjuga menjauhkan kemungkinan terabaikannya pem-bahasan mengenai beberapa isu yang sangat penting.

Sekali pokok-pokok permasalahan yang akan dibahas dalam rapat sudah ditetapkan, dengan sendirinya akan tampak gamblang isu-isu spesifik apa yang seharusnya tercakup di dalamnya. Dan bila isu-isu itu sudah diperjelas, diskusi pun cenderung akan mengarah pada pemecahan ma¬salah. Bila tidak, pembicaraan cenderung akan berlangsung tanpa arah.

Dengan lebih dulu mendefmisikan isu-isu yang relevan, dua hal paling tidak bisa dicapai: efisiensi waktu rapat dan memperbesar kemung¬kinan dicapainya konklusi. Menugasi CEO un¬tuk bertanggung jawab dalam mengidentifikasi isu-isu kunci memberikan pula petunjuk pada dewan direksi tentang sejauh mana seorang CEO mampu melihat masalah-masalah pokok tersebut. Ini merupakan masukan bagi Dewan untuk menentukan seberapa besar ruang gerak patut diberikan dan sejauh mana bimbingan masih diperlukan oleh CEO.

Memanfaatkan prosedur-prosedur praktis di atas dapat membantu mengarahkan rapat agar lebih efektif dalam memakai sumberdaya penting yang ada dalam perusahaan demi memperoleh hasil-hasil yang lebih baik.

(Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentai yang bagus tentang management skill dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Sumber : Majalah Eksekutif edisi Januari 1989

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!