Menggunakan Telpon dan Alat Komunikasi secara Efektif

Alat telepon vital bagi eksekutif. Bisnis bisa jalan karena kehadiran telepon Tetapi, penggunaan terlebih ada efek negatifnya. Apa saja efek itu dan bagaimana mengatasinya? Bagi seorang eksekutif, tiada hari tanpa dering telepon. Bisnis maju berkat bantuan alat vital ini — mempercepat arus informasi asaha, komunikasi dengan anak buah, atau untuk membina hubungan. Dan seluruh isi kantor — baik orang maupun barang — mungkin telepon inilah yang paling setia “nempel” pada si Bos. (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentai yang bagus tentang management skill dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Telepon juga tak hanya di kantor. Di rumah pun ada, jumlahnya malah bisa dua atau tiga. Ini pun pasti sering digunakan untuk urusan kantor. Lalu, agar eksekutif tetap in touch” dengan kantor, di mobil pun ada telepon. Bahkan, tak jarang seorang eksekutif menenteng-nenteng pesawat telepon tanpa kabel (cordless atau portable telephone) selagi bermain golf atau Jogging. Alasannya pun agar tidak kehilangan kontak dengan urusan kantor. Dengan adanya alat “pager” (pemanggil) macam Starko, maka lengkaplah keterikatan antara orang eksekutif dengan teleponnya.

Sejak bangun tidur sampai tidur lagi, tak terhitung banyaknya waktu yang dihabiskan oleh seorang eksekutif ditelepon. Begitu lengketnya telepon pada eksekutif sampai-sampai Walter Kiechel HI, kolumnis tetap majalah “Fortune”, menjuluki orang-orang yang tak bisa lepas dan tele¬pon ini sebagai communicaho-lic.

Mereka menjadi seperti itu — hipotesis psikologinya — lantaran menghayati bahwa pekerjaan adalah dirinya. Identitas did tampaknya telah meluas sehingga mencakup pula tempat kerja beserta se-gala aktivitasnya. Agar tetap berfungsi dengan baik, maka semua bagian dari “diri”-nya itu harus selalu terawasi, da-lam hal ini dengan pemantau-an kontinu via telepon.

Tentunya tak semua seekstrim itu, dalam arti termasuk dalam kalangan communicaholic. Bisa jadi manajer terus-menerus menggunakan pesawat ini hanya karena ia tipe atasan yang perfeksionis, ingin serba sempurna. Apalagi bila ini menyangkut penugasan yang berasal dari dirinya.

9 Ilmu Online Paling Ampuh yang akan Membuatmu Makin Pintar dan Tajir. Pelajari ilmunya disini.

Perhatian pada detail menjadi demikian tajamnya sehingga mendekati taraf obsesi. Bisa jadi seorang manajer bukan perfeksionis, apalagi communicaholic, tetapi cukup tipe manajer “hands-on”. Tipe ini paling senang bila bi¬sa mengamati proses pelaksanaan tugas oleh bawahannya secara langsung. Boleh jadi ini pun sebenarnya cerminan dari rasa kurang percayanya akan kemampuan anak buahnya. Atau, bisa juga, eksekutif ini ternyata tipe atasan yang tak mampu mendelegasikan pe¬kerjaan ke bawahannya. Ini jelas merupakan suatu kelemahan sebagai manajer.

Apa pun, kelewat sering menggunakan telepon dapat mengakibatkan sejumlah efek negatif. Rasa cemas, misalnya, bisa timbul bila terpaksa ber-pisah dengannya. Lalu sang eksekutif juga tidak bisa lagi membagi waktu sehingga tak jarang keluarga yang menjadi korban. Bawahan, yang kerap menjadi sasaran komunikasi, pun akan antipati terhadap intervensi bosnya yang berlebihan itu.

Mereka yang termasuk communicaholic (walau meng-aku tipe hands-on manager) dapat mencoba mengurangi ketergantungannya pada tele¬pon melalui sejumlah cara berikut ini:

• Selalu siapkan daftar tenta-tif dari pihak-pihak yang akan dihubungi per telepon tiap harinya. Bila jumlahnya teramat banyak atau persentase terbesarnya ditujukan kepada anak buah, maka mau tidak mau daftar itu akan terjadi pengetatan. Juga, jangan mentolerir penambahan lebih dari 30% dari jumlah aslinya.
• Mengingat bahwa aktivitas menelepon ini sering melalui sekretaris, maka cara efektif untuk mengurangi frekuensinya adalah dengan memutar sendiri nomor-nomor yang dikehendaki. Tentunya setelah mengalami sendiri kerepotan menemui pihak yang dicari, hasrat untuk berhubungan lewat telepon bisa sedikit dipen-dam. Jangan tolerir dorongan dari dalam diri untuk mengaktifkan kembali sekretaris.
• Bisa juga selama menele¬pon para penggemar telepon ini berdiri atau duduk dalam posisi yang tidak comfortable. Atau, lengan diputar-putar kian kemari, dengan dugaan bahwa ini akan mengurangi keinginan untuk bertelepon karena tangan mulai merasa lelah.

(Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentai yang bagus tentang management skill dan leadership skills, silakan KLIK DISINI ).

Sumber : Majalah Eksekutif edisi Februari 1989

9 Ilmu Online Paling Ampuh yang akan Membuatmu Makin Pintar dan Tajir. Pelajari ilmunya disini.

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!