Kiat Menjual Lewat Telepon

Penjualan boleh meroket. Laba bisa saja tambah terus. Tapi citra perusahaan dan kelak laba maupun penjualan — bisa kandas bila lupa pada hal yang kecil: cara menerima telepon yang ramah.

Menerima telepon bukanlah hal sepele seperti yang lazim dibayangkan. Apalagi bagi perusahaan yang sehari-harinya berhubungan dengan relasi bisnis melalui pesawat telepon ini. (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang manajemen pemasaran, silakan KLIK DISINI ).

Bisa saja, bila penerimaan telepon oleh sekretaris atau operator buruk, transaksi yang telah diupayakan susah-susah menjadi bata. Apalagi kalau penelepon baru pertama kali menelepon ke perusahaan, langsung saja ia akan mendapat kesan yang negatif. Bisa-bisa ini lantas memadamkan minatnya untuk berbisnis dengan perusaha¬an yang layanan teleponnya buruk tadi. Dana besar yang telah diluangkan perusahaan untuk membangun dan meningkatkan citranya melalui aktivitas promosi, iklan, kehumasan, dan sejenisnya bisa saja berkurang atau hilang maknanya jika cara menerima telepon tetap brengsek.

Brengsek Atau Tugas
Pelayanan telepon yang baik pada dasarnya hanya menuntut akal sehat saja dari resepsionis, operator, atau sekretaris. Toh semua tahu bahwa tiap penelepon ingin diperlakukan secara wajar dan sopan, tidak bertele-tele. Ia, penelepon, akan geram bila terpaksa harus menunggu lama-lama untuk dihubungkan ke lawan bicara yang dituju. Apalagi setelah menunggu seperempat jam lebih (ditemani oleh rekaman musik dalam telepon, kalau ada) jawaban yang diperolehnya hanyalah: “Wah, coba telepon lagi deh besok”, atau, “Bapak tidak bisa diganggu. Nanti saja sesudah makan siang coba lagi.”

Penelepon juga kerap akan tersinggung bilaia ditanyai dentitasnya oleh penerima telepon lalu, setelah interval waktu, diberitahu bahwa orang yang dicarinya tidak ada di tempat. Wajar bila penilpon merasa ada kesengajaan untuk menghindari pembicaraan dengannya.

Memang adakalanya resepsionis atau sekretaris ditugaskan oleh bosnya untuk menyaring telepon yang masuk. Ada orang-orang tertentu yang hendak dihindarinya. Dalam keadaan se¬perti ini sang bos harus bisa mengarahkan sekretaris atau resepsionis tersebut agar mampu memberi jawaban yang tepat. Tepat dalam artian memenuhi kebutuhan bos untuk tidak bicara dengan pihak tertentu tanpa menyinggung perasaan orang yang dihindari itu.

Untuk itu, pertanyaan netral seperti ini akan efektif: “Bapak Anwar? Tadi keluar, Pak. Tapi coba saya cek apakah sudah kembali ke ruangannya. Dari bapak siapa ini?” Pembicaraan bisa berlangsung bila atasan Bapak Anwar menghendakinya. Kalau ia tidak ingin bicara dengan penelepon, sekretaris atau resepsionis cukup menyampaikan pesan: “Ternyata Bapak Anwar belum kembali ke ruangan. Ada pesan?” Dengan cara “diplomatis” seperti itu penelepon tak akan merasa kesal sehingga hubungan tetap terjaga.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Berikut inibeberapa patokan dalam memanage komunikasi perusahaan via telepon agar citra tetap positif dan usaha pun lancar.

1). Telepon yang masuk harus segera diangkat. Bunyidering lebih dari 6 kali pertanda pelayanan kurang sigap.
2). Langsung sebut nama lembaga, misalnya: “Halo, PT Cahaya,dapat kami bantu?” Penelepon akan langsung tahu bahwa ia telah menghubungi nomor yang tepat.
3). Bila ada kemungkinan penelepon harus menunggu agak lama karena orang yang ditujunya sedang bicara dengan pihak lain, maka tanyakan apakah ia mau menunggu atau menelepon saja sepuluh menit lagi.
4). Jawab penelepon dengan menggunakan namanya. “Sebentar ya Pak Broto, kami cek dulu ke kantor Mr. Smith”, akan terdengar ramah dan penuh perhatian.
5). Utamakan keramahan. Kesan ramah bagi aneka macam pesan bisa disampaikan dengan suara yang lembut. Jangan segan-segan menggu-nakan kata ‘mohon’ dan ‘terima kasih’ dengan nada yang sungguh.
6). Batasi informasi. Berilahjawaban kepada penelepon secara ramah dan penuh perhatian, tapi jangan berikan informasi yang pribadi sifatnya. Misalnya: “Oh, Tuan Ahmad sedang cuti. Beliau sedang liburan di Bali.”

Dengan demikian semakin nyata bahwa da-lam urusan telepon-menelepon, yang penting tidak saja informasi yang disampaikan tetapi juga cara mengungkapkan. Bila arus komunikasi telepon dikelola secara baik, maka tidak saja citra yang meningkat tetapi bisnis pun (dan tingkat laba, tentunya) bisa ikut naik.

(Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang manajemen pemasaran, silakan KLIK DISINI ).

Sumber : Majalah Eksekutif edisi Februari 1989

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!