Panduan dalam Menyusun Job Description

Setidaknya terdapat lima elemen dalam proses penyusun job description yang baik, yakni : (1) identifikasi pekerjaan; (2) ringkasan atau maksud pekerjaan; (3) tugas dan tanggung jawab pekerjaan; (4) akuntabilitas; (5) spesifikasi pekerjaan.

IDENTIFIKASI PEKERJAAN
Ini merupakan bagian yang dibenarkan oleh hampir setiap orang. Biasanya melihat hal-hal sebagai berikut :
Jabatan
Kode Pekerjaan
Institusi/Departemen
Divisi
Supervisor langsung (jabatan)

Elemen yang terpenting pada bagian ini adalah jabatan. Jabatan yang baik memenuhi tujuan-tujuan sebagai berikut :
• Sebaiknya menyatakan sesuatu secara singkat dalam satu atau dua kata apa isi dari pekerjaan.
• Sebaiknya seringkas mungkin, dan jika berisi lebih dari satu kata sebaiknya dalam urutan yang alami (sebagai contoh, “Operator Komputer”, bukan “Operator, Komputer”) sehingga akan lebih mudah untuk digunakan secara tertulis atau dalam bentuk pengucapan.
• Sebaiknya menunjukkan tingkat/jenjang keterampilan dan level pengawasan yang diperlukan.
• Sebaiknya mirip atau identik dengan salah satu jabatan pekerjaan yang telah dimiliki di masa lalu, sehingga karyawan dan supervisor tidak harus mempelajari perbendaharaan kata baru secara lengkap setiap kali, deskripsi pekerjaan ditulis atau direvisi.

RINGKASAN PEKERJAAN
Bagian kedua dari format deskripsi pekerjaan yang baik dikenal sebagai “ringkasan pekerjaan”. Merupakan cerita ringkas gambaran pekerjaan yang menyoroti karakteristiknya secara umum. Ringkasan pekerjaan harus memberikan informasi yang cukup untuk membedakan fungsi dan aktivitas utama dari pekerjaan tersebut terhadap pekerjaan yang lainnya. Karena keringkasan, ketepatan dan obyektivitas adalah tujuan utama dalam menuliskan ringkasan pekerjaan, maka sebaiknya mengikuti tiga aturan dasar berikut ini :
1. Mulai job summary dengan kata tindakan (kata kerja).
2. Terangkan persyaratan pekerjaan; dengan kata lain, mengatakan apa yang dilakukan.

KEWAJIBAN PEKERJAAN
Bagian ini merupakan hal biasa untuk semua format deskripsi pekerjaan. Berisikan kewajiban dan tanggung jawab yang berhubungan dengan pekerjaan. Berikut ini merupakan beberapa titik penting yang harus diingat ketika menyiapkan sesi kewajiban pekerjaan :
1. Gunakan kalimat-kalimat atau ungkapan yang singkat dan langsung.
2. Memulai setiap kalimat atau ungkapan dengan kata kerja tindakan.
3. Gunakan present tense.
4. Hindari kata kerja yang secara khusus tidak menunjukkan tindakan yang terlibat. Sebagai contoh, “menangani surat” mungkin lebih baik diekspresikan sebagai “menyortir surat” atau “mendistribusikan surat.”

TANGGUNGJAWAB
Apabila tujuan pekerjaan telah dibuat dengan jelas dan tanggung jawab serta kewajiban telah didefinisikan, maka pemegang jabatan bertanggung jawab kepadanya atau kepada atasannya untuk keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan ini. Bagian dari “tanggungjawab” tidak hanya menggambarkan hasil akhir yang dicapai ketika kewajiban pekerjaan telah dilakukan dengan memuaskan, tetapi juga menyatakan standar khusus untuk mengukur kinerja. Sehingga benar-benar berguna ketika pada akhir tahun dilakukan proses penilaian kinerja.

SPESIFIKASI PEKERJAAN
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan persyaratan pekerjaan khusus dalam hal “compensable factor”. Karena spesifikasi pekerjaan digunakan terutama sebagai basis untuk menilai pekerjaan dalam proses evaluasi pekerjaan, maka faktor yang dipilih tergantung pada apa yang didesain perusahaan sebagai “compensable factor” untuk seluruh pekerjaan dalam organisasi. Kebanyakan berada di bawah empat pengertian luas yaitu keterampilan, usaha, tanggung jawab, dan kondisi pekerjaan. Sebagai contoh, keterampilan dapat diuraikan menjadi pendidikan, pengalaman, inisiatif, dan kecerdasan yang diperlukan untuk pekerjaan. Usaha dapat dibagi lagi menjadi usaha fisik dan mental yang diperlukan.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Jika Anda menginginkan slide powerpoint presentasi dalam topik HR Management, silakan klik DISINI.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Free Slides dan Ebook

Dapatkan 7 Presentasi Wow + 5 Buku Dahsyat tentang Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!