Pengertian dan Tahapan dalam Assessment Center Kebijakan Penetapan Harga Produk

Tahapan dalam Melakukan Analisa Jabatan

Dalam bentuk organisasi perusahaan apapun tentunya akan membutuhkan orang-orang dalam melaksanakan setiap fungsi kegiatannya yang ada di dalam suatu perusahaan. Bila kita menelusuri lebih lanjut, maka di dalam organisasi perusahaan yang besar, kebutuhan akan orang-orang tersebut sangat vital, karena menyangkut masalah maju-mundurnya perkembangan usahanya. (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi tentang HR management dan management skills, silakan klik DISINI).

Maka dari itu di dalam hal ini kita perlu menentukan macam dan tingkat kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan perinci-an mengenai jumlah pegawai yang seefektif mungkin agar efisiensi usaha akan tercapai dengan hasil yang memuaskan. Salah satu alat yang cukup relevant, yaitu dengan menggunakan “Analisa Jabatan”, di mana berdasarkan hasil dari analisa ini, akan diperoleh data yang menunjukkan macam, jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan.

Dan dari hasil analisa jabatan tersebut akan digunakan sebagai standar bagi semua program kepegawaian yang meliputi: Penerimaan pegawai, seleksi, latihan dan pendidikan, pemindahan dan kenaikan pangkat, penyusunan peraturan gaji, penyusunan struktur organisasi dan memperbaiki kondisi-kondisi kerja.

Dengan demikian semua pimpinan akan mempunyai kepentingan yang langsung dalam pro¬gram kepegawaian, khususnya direktur Personalia, karena sukses-nya para pegawai tergantung pada suksesnya program tersebut, yakni dalam hal menetapkan syarat-syarat minimum yang harus dipenuhi oleh calon pegawai yang sesuai dengan tingkat jabatan di dalam suatu perusahaan.

Pengertian analisa jabatan dapat dirumuskan sebagai suatu proses penentuan melalui peninjauan dan penyelidikan serta pemberian laporan tentang informasi yang berhubungan dengan hakekat dari pada jabatan tertentu. Analisa jabatan juga menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perorangan yang berhubungan dengan jabatannya.
Oleh sebab itu pada dasar-nya di dalam menganalisa jabatan harus diperhatikan hal-hal mengenai:
• Penetapan dan penelitian jabatan yang diselenggarakan dengan cermat.
• Tugas-tugas jabatan harus dijabarkan secara jelas dan lengkap.
• Penetapan persyaratan jabatan yang diperlukan.

Jadi dengan perkataan lain, secara sederhana analisa jabatan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat keterangan-keterangan/fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-ma-sing jabatan secara sistematis dan teratur.

Metode analisa Jabatan
Pada umumnya metode yang digunakan dalam menganalisa jabatan meliputi beberapa metode sebagai berikut:
• Daftar-daftar pertanyaan mengenai jabatan (Job Questionnaire)
Metode ini dipergunakan untuk menggambarkan jabatan-jabatan dari pegawai-pegawai administrasi (tata-usaha/pegawai kantor) dan pelaksana yang menduduki tingkat menengah dan atas.

Daftar pertanyaan minimum harus memuat pertanyaan-perta-nyaan mengenai:
o Identifikasi jabatan.
o Kewajiban-kewajiban.
o Tanggungjawab-tanggungjawab.
o Kondisi-kondisi pekerjaan.
o Syarat-syarat pendidikan dan pengalaman.

• Wawancara (Interview)
Metode ini diperuntukkan bagi pekerja-pekerja kasar/pegawai-pegawai yang tidak dapat menjawab daftar-daftar pertanyaan, dan dilakukan dengan melakukan tanyajawab langsung terhadap responden pegawai yang akan dianalisa.

• Buku-buku catatan harian (Logs)
Dalam menggunakan metode ini pegawai harus mencatat apa yang dikerjakannya tiap hari, berapa waktu yang dipergunakan, kapan dimulai dan bilamana berakhir tiap-tiap tugas itu diselesaikan, yang kesemuanya itu dituangkan dalam media buku catatan harian masing-masing pegawai.

• Pengamatan/peninjauan (Observation)
Biasanya dilakukan oleh penganalisa yang telah mendapat latihan khusus dan dilakukan secara bersama-sama dengan metode wawancara. Jadi seorang penganalisa jabatan di sini terjun langsung mengadakan observasi terhadap tiap jabatan dan melakukan wawancara, yang mana akan mendukung hasil dari penganalisaan jabatan yang lebih terarah.

Dengan melihat beberapa macam metode analisa jabatan di atas kita dapat menggunakan salah satu dari metode tersebut di atas, sesuai dengan tingkat jabatan yang akan dianalisa. Tetapi pada kenyataannya, dalam praktek sering dipergunakan metode Daftar Pertanyaan yang mungkin dilengkapi dengan Metode Wawancara.

Hal ini disebabkan karena metode Daftar Pertanyaan memungkinkan semua penyelidikan tentang jabatan yang lebih cepat, biaya yang relatif murah dan dapat menimbulkan kepercayaan kepada pegawai yang melakukan jabatannya, serta dapat dijadikan sebagai titik-tolak informasi untuk melakukan wawancara agar dicapai hasil penganalisaan yang lebih memadai di kemudian hari. (lihat contoh Lampiran Daftar Pertanyaan).

Informasi-informasi yang akan di peroleh dari hasil analisa jabatan
Gambaran jabatan (Job description)
Merupakan salah satu hasil dari analisa jabatan yang menggambarkan pekerjaan yang dilakukan, tanggungjawab-tanggung-jawab, kecakapan atau latihan yang diperlukan, kondisi-kondisi di mana jabatan itu dilaksanakan dan persyaratan khusus yang diperlukan.

Namun demikian gambaran jabatan lebih menitikberatkan pada jabatannya (kegiatan dan fungsinya) dari pada subyek pegawainya itu sendiri. Oleh karena itu inti dari gambaran jabatan adalah Standar fungsi yang menunjukkan isi jabatan yang berhubungan dengan standar pelaksanaan pekerjaannya. Apabila analisa jabatan dilakukan terha¬dap penyelidikan tentang gerak dan waktu, maka akan diperoleh informasi mengenai perincian-perincian gerak yang masuk dalam pelaksanaan, lamanya waktu yang diperlukan untuk tiap gerak dan standar hasil pekerjaan untuk semua jabatan.

Persyaratan jabatan (Job Specification)
Adalah suatu keterangan mengenai kecakapan-kecakapan manusia yang minimum dapat diterima yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan. Jadi persyaratan jabatan itu sesungguhhya merupakan persyaratan untuk orang-orangnya, meskipun di lain pihak persyaratan jabat¬an dapat mengandung informasi lain yang berhubungan dengan jabatan seperti: kondisi-kondisi kerja yang tidak lain atau hubungan kenaikan pangkat ke jabatan lain, yang mana infor¬masi mengenai persyaratan jabat¬an biasanya diperoleh dari hasil gambaran jabatan, tetapi juga dapat dibuat secara terpisah menjadi 2 bagian, yakni:

• Identifikasi jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya yang sesuai dengan jabatannya
• Syarat-syarat orang/pegawai yang penting yang biasanya di-cantumkan dalam suatu persyaratan jabatan yang minimum.

Maka dari itu, persyaratan jabatan lebih banyak digunakan sebagai dasar untuk pencarian calon pegawai, penempatan, pemindahan dan kenaikan pangkat. Akibatnya persyaratan jabatan tersebut akan menghasilkan suatu syarat-syarat khusus yang diperlukan bagi pemegang-pemegang jabatan terutama sekali ditujukan untuk mempermudah melakukan penyaringan (seleksi) pegawai.

Penilaian jabatan (Job Evaluation).
Menyangkut suatu proses yang sistematis dan teratur tentang pengukuran nilai suatu jabatan dalam suatu organisasi. Adapun tujuan yang akan di-capai dari proses penilaian jabatan adalah untuk:

• Mendapat hubungan-hubungan intern berkenaan dengan konsep-konsep upah yang saling berhubungan. Maksudnya: bahwa jabatan yang nilainya tinggi harus dibayar lebih tinggi dari jabatan-jabatan yang nilainya rendah. contoh: Gaji Supervisor harus lebih tinggi dari upah bawahannya.

• Mendapatkan hubungan-hubungan ekstern yang menunjukkan keadaan relatif dari pada struktur upah suatu organisasi yang diinginkan terhadap struktur upah dari perusahaan lain. Maksudnya; bahwa organisasi yang bersangkutan dapat memilih upah yang kurang/melebihi dari standar upah perusahaan lain.

• Menentukan skala/tingkatan atau perbandingan-perbandingan upah secara sistematik dan teratur. Hal ini penting dalam menetapkan sistem upah dan gaji yang benar di dalam organisasi perusahaan, dimana hasil yang akan dicapai merupakan ukuran rasa puas dari majikan dan bawahannya ten-tang besarnya upah yang dibayarkan.

Dalam hal ini, penilaian jabatan juga menyangkut tindakan determinasi dalam menghitung nilai relatif masing-masing jabatan individual di dalam perusahaan, melalui suatu prosedur sistematis yang mana dipergunakan faktor-faktor pekerjaan yang terseleksi guna maksud perbandingan.

Kesimpulan
• Suatu analisa jabatan akan mencakup masalah-masalah yang berhubungan dengan:
o Gambaran jabatan.
o Persyaratan jabatan.
o Penilaian jabatan.
• Sasaran yang akan diharapkan dari suatu hasil analisa jabatan adalah sebagai berikut:
o Berusaha untuk mendapatkan / apa yang diharapkan oleh karyawan dalam jabatannya, se¬perti: pemikiran, pengetahuan & kecakapan.
o Bagaimana jabatan tersebut di-laksanakan? Yaitu: dengan penggunaan metode yang tepat, penggunaan alat dan perlengkapan khusus, dan lain-lain.
o Kecakapan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan yang efektif dalam menentukan ukuran dalam tingkatan jabatan.
o Untuk mengetahui hubungan antara jabatan yang menunjukkan pengalaman-pengalaman yang diperlukan dan kesempatan untuk kenaikan pangkat. (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi tentang HR management dan management skills, silakan klik DISINI).

DAFTAR PERTANYAAN UNTUK ANALISA JABATAN
NAMA : …………… NAMA JABATAN : …………
BAGIAN : …………… SEKSI : …………
PABRIK : …………… PENGAWAS : ………….
REGU : …………… TANGGAL :………….

Lokasi : “JOHNSON MANUFACTURING COMPANY”
Tujuan : - Untuk mengumpulkan fakta-fakta yang benar mengenai jabatan saudara.
- Untuk membantu menyusun program-program latihan yang praktis.
- Untuk mendapat keterangan yang nyata yang dapat dipertimbangkan dalam penetapan upah dan gaji yang layak.
Mengingat informasi ini penting untuk saudara dan perusahaan, maka silahkan saudara menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berikut dengan sungguh-sungguh, benar dan lengkap.
1. Kewajiban jabatan saudara yang mana menurut pertimbangan saudara adalah yang paling penting? Gambarkan secara singkat bagaimana saudara mengerjakannya?
2. Sebutkan kewajiban-kewajiban saudara yang lain dan berikan sedikit penjelasan. Tempatkan kewajiban-kewajiban saudara itu dalam urutan yang biasa saudara kerjakan!
3. Perlengkapan-perlengkapan apakah yang saudara harus tahu cara penggunaannya?
4. Buku-buku apakah yang saudara pergunakan!
5. Jabatan-jabatan apakah yang berada di bawah pengawasan saudara? Berapa jumlah orangnya dan sebutkan nama jabatannya!

6. Sebutkan nama-nama jabatan dari orang-orang dengan mana saudara harus berhubungan dalam. melakukan pekerjaan saudara. Jelaskan mengapa saudara mengadakan hubungan!
7. Jenis-jenis pengetahuan jabatan apakah yang penting untuk pelaksanaan jabatan saudara dengan layak!
8. Gambarkan kondisi kerja untuk jabatan saudara!

(Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi tentang HR management dan management skills, silakan klik DISINI).

Sumber :
Rudi Setiadi Tjahjono. Majalah Manajer. Edisi April 1986.

Leave a Reply

Dapatkan secara gratis ebook - PANDUAN menjadi ENTREPRENEUR SUKSES DISINI.