Apakah Anda Manajer yang Efisien?

Dalam kamus Bahasa Inggris, efficiency berarti: tepat guna, atau mempertinggi tepat guna. Sedangkan dalam bahasa manajemen, efisiensi berarti: Menemukan cara kerja yang tepat guna untuk mencegah pemborosan tenaga, alat produksi, bahan dan modal kerja dalam suatu produksi. Atau dengan kata lain: Menghindari pemakaian tenaga kerja, waktu dan alat-alat produksi serta modal yang sebetulnya tidak diperlukan dalam suatu proses produksi. (Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang menarik tentang management skills dan business strategy, silakan KLIK DISINI).

Memang dalam praktek, sering kita jumpai seorang Manajer yang memang sanggup setiap kali menyelesaikan suatu tugas manajemen dengan tepat dan berhasil menurut mata orang awam. Tetapi apabila dikaji secara cermat, ternyata dalam pencapaian sasaran tersebut, ternyata sang Manajer terlalu banyak mengorbankan waktu, tenaga, uang dan alat yang sebetulnya dapat ia hemat, tetapi justru dalam praktek sering diabaikan oleh seorang Manajer. “Yang penting tujuan dan sasaran tercapai, soal berapa biaya yang dikeluarkan untuk mencapai sasaran tersebut, bukanlah urusan saya itu urusan bagian Keuangan.”

Wah berabelah kalau Perusahaan mempunyai Manajer dengan sikap dan pandangan yang demikian itu. Seorang Manajer yang baik, haruslah juga seorang “Cost minded manager” yang dalam setiap planning dan operasionil pencapaian sasaran, senantiasa memperhitungkan biaya yang ia keluarkan, agar tercapai suatu efisiensi dan tingkat produktivitas yang tinggi.

Standard Pengukuran Efisiensi
Untuk mencapai suatu efisiensi dalam setiap pekerjaan, perlu kita menanyakan 4 pertanyaan tersebut dibawah ini:
• Mengapa kita melakukan suatu pekerjaan?
• Mengapa kita melakukannya dengan cara begini?
• Mengapa kita tidak dapat melakukannya dengan cara yang lebih baik?
• Apakah orang yang kita suruh mengerjakan pekerjaan itu sudahlah tepat mutu dan jumlahnya?

Untuk menjawab pertanyaan pertama tersebut, tentu saja berkaitan dengan masalah tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, maka hendaknya dalam menentukan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai itu, tidak hanya satu sasaran/tujuan saja, tetapi alangkah baiknya sekaligus menentukan 2 atau 3 sasaran sekaligus. Seperti bunyi pepatah : “Sekali dayung dua pulau terlampaui”, sehingga dalam menentukan sasaran ini prinsip efficiency tetap menjadi patokannya.

Sedangkan untuk menjawab dua pertanyaan berikutnya, banyak berkaitan dengan masalah cara kerja, sistim atau methode yang kita pakai, yang banyak sekali dipengaruhi oleh pengalaman-pengalaman sebelumnya, sehingga dapat menemukan suatu cara kerja yang lebih praktis, dan effisien. Misalnya, dulu mesin jahitnya digerakkan secara manual, sekarang dipergunakan dynamo yang dilekatkan pada mesin jahit yang bersangkutan, sehingga volume atau waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan 1 potong pakaian dapat lebih cepat, dan tenaga yang dikeluarkan pun menjadi lebih sedikit.

Masalah yang lebih rumit dan kompleks yang dihadapi seorang Manajer/Pimpinan dalam usaha-nya untuk menciptakan efficiency, adalah yang menyangkut faktor manusianya. Pengalaman dan penyelidikan ilmiah telah membuktikan, bahwa effisiency up to date-nya tidak hanya terletak di alat atau methode/cara kerja yang dipakai, tetapi justru terletak di segi moril dan mental yang tinggi untuk bekerja dengan sungguh-sungguh, dengan senang hati dan tanpa paksaan, atau yang lazim disebut gairah bekerja.